Ce que vous saurez faire
A la fin de ce tutoriel, vous saurez tenir au quotidien la comptabilite d'une PME senegalaise selon le referentiel SYSCOHADA revise. Vous serez capable d'ouvrir un journal, d'enregistrer une facture client, une facture fournisseur, un decaissement bancaire, une remise d'especes, une note de frais, et de produire en fin de semaine une balance provisoire. L'objectif est qu'un gerant de boutique, un responsable administratif ou un comptable junior puisse industrialiser sa saisie quotidienne sans accumuler du retard et sans payer une amende fiscale evitable. Tous les exemples sont chiffres en FCFA, conformes a la legislation OHADA en vigueur dans la zone UEMOA, et utilisables aussi bien sur cahier que sur tableur ou logiciel comptable de type Sage, Odoo ou Wave.
Pourquoi une tenue rigoureuse est vitale pour une PME
Une PME qui ne tient pas sa comptabilite au jour le jour subit trois consequences mesurables. D'abord la perte d'information, car au bout de quinze jours personne ne se souvient plus si une facture de 87 500 FCFA a ete reglee en especes ou par virement. Ensuite le risque fiscal, car la DGID exige des documents probants en cas de controle, et un cahier mal tenu coute jusqu'a 25 % de redressement sur le chiffre d'affaires non justifie. Enfin la perte de credit, car aucune banque BICIS, CBAO ou Ecobank ne pretera 5 000 000 FCFA a une entreprise qui ne sait pas presenter une balance a six mois.
Etape 1 : preparer le plan de comptes SYSCOHADA
Le plan SYSCOHADA revise applique depuis 2018 organise les comptes en 9 classes. Pour une PME de boutique a Dakar, vous utiliserez en priorite les classes 1 (capital, emprunts), 2 (immobilisations comme un vehicule a 6 500 000 FCFA), 4 (clients et fournisseurs), 5 (banque et caisse), 6 (charges) et 7 (produits). Creez un fichier listant au minimum 40 comptes : 411 Clients, 401 Fournisseurs, 521 Banque BICIS, 571 Caisse principale, 601 Achats marchandises, 701 Ventes de marchandises, 6132 Loyer, 6411 Salaires, 4452 TVA collectee.
Etape 2 : ouvrir les journaux obligatoires
Quatre journaux suffisent pour demarrer. Le journal des achats (AC) recoit toutes les factures fournisseurs. Le journal des ventes (VE) recoit toutes les factures clients. Le journal de banque (BQ) enregistre virements, prelevements et frais bancaires. Le journal de caisse (CA) collecte les especes. Un cinquieme journal des operations diverses (OD) traite les ecritures de paie, de TVA et de cloture. Chaque journal porte un numero d'ecriture incremental et la date du jour.
Etape 3 : saisir une facture de vente
Imaginons une vente du 12 mars a un client SARL Sahel pour 1 500 000 FCFA HT, TVA 18 % soit 270 000 FCFA, total 1 770 000 FCFA TTC. L'ecriture au journal des ventes est : debit 411 SARL Sahel 1 770 000, credit 701 Ventes marchandises 1 500 000, credit 4431 TVA collectee 270 000. Numerotez la facture VE-2026-0042 et classez-la dans un parapheur mensuel. Ne sautez jamais de numero, la DGID controle la sequence.
Etape 4 : saisir une facture d'achat
Reception d'une facture du grossiste Diallo Trading pour 800 000 FCFA HT plus 144 000 FCFA de TVA, total 944 000 FCFA. L'ecriture est : debit 601 Achats marchandises 800 000, debit 4452 TVA recuperable 144 000, credit 401 Diallo Trading 944 000. Verifiez que le NINEA du fournisseur figure sur la facture, sinon la TVA n'est pas deductible et vous perdez 144 000 FCFA seches.
Etape 5 : enregistrer un encaissement bancaire
Le 18 mars, le client SARL Sahel vire 1 770 000 FCFA sur votre compte BICIS. Ecriture au journal de banque : debit 521 BICIS 1 770 000, credit 411 SARL Sahel 1 770 000. Conservez l'avis de credit bancaire papier ou PDF, agrafe a la copie de la facture VE-2026-0042. Le solde du compte 411 doit alors revenir a zero pour ce client.
Etape 6 : enregistrer un decaissement par cheque
Vous payez Diallo Trading par cheque CBAO numero 2154789 le 20 mars pour 944 000 FCFA. Ecriture : debit 401 Diallo Trading 944 000, credit 521 Banque CBAO 944 000. Notez le numero de cheque dans le libelle, il sera demande lors du rapprochement bancaire mensuel.
Etape 7 : tenir la caisse en especes
Une vente comptoir de 45 000 FCFA TTC encaissee en especes le 21 mars donne : debit 571 Caisse 45 000, credit 701 Ventes 38 136, credit 4431 TVA collectee 6 864. Tenez un cahier de caisse en parallele avec un solde theorique recalcule chaque soir. Comptez physiquement les billets et pieces et signalez tout ecart superieur a 2 000 FCFA, c'est souvent un oubli de ticket.
Etape 8 : la note de frais et les petits achats
Le gerant achete du carburant Total pour 25 000 FCFA et des fournitures de bureau pour 15 000 FCFA, paye en especes. Ecritures distinctes : debit 6241 Carburant 25 000 et 6064 Fournitures bureau 15 000, credit 571 Caisse 40 000. Conservez les recus originaux dans une enveloppe mensuelle, sinon ces charges seront rejetees lors d'un controle DGID.
Etape 9 : la paie mensuelle
Pour un employe dont le salaire brut est de 250 000 FCFA, vous comptabilisez : debit 6411 Salaires 250 000, credit 4271 IPRES part salariale 14 000, credit 4272 IRPP retenue a la source 22 500, credit 421 Personnel net a payer 213 500. Les charges patronales CSS et IPRES (environ 21 % soit 52 500 FCFA) viennent au debit du compte 6451. Le versement aux organismes sociaux se fait avant le 15 du mois suivant.
Etape 10 : declarer la TVA mensuelle
En fin de mois, calculez la TVA due : TVA collectee 270 000 + 6 864 = 276 864 FCFA. TVA recuperable 144 000 FCFA. TVA a payer = 132 864 FCFA. Ecriture : debit 4431 TVA collectee 276 864, credit 4452 TVA recuperable 144 000, credit 4441 Etat TVA a decaisser 132 864. Le paiement se fait via la teledeclaration sur etax.dgid.sn avant le 15 du mois suivant. Toute declaration en retard subit une majoration de 10 %.
Etape 11 : le rapprochement bancaire
Recevez le releve bancaire BICIS du mois. Pointez chaque ligne avec votre journal de banque. Identifiez les frais bancaires non encore saisis : par exemple 12 500 FCFA de frais de tenue de compte. Ecriture corrective : debit 627 Services bancaires 12 500, credit 521 BICIS 12 500. Le solde comptable doit egaler le solde bancaire apres correction. Tout ecart non explique est un signal d'alerte.
Etape 12 : editer la balance hebdomadaire
Chaque vendredi, generez une balance des comptes a six colonnes (numero, libelle, debit cumule, credit cumule, solde debiteur, solde crediteur). Sur tableur, une formule SOMME.SI suffit. Verifiez l'equilibre : total debit = total credit. Si le total des soldes debiteurs ne correspond pas aux soldes crediteurs, vous avez une ecriture desequilibree, generalement une saisie unilaterale a corriger immediatement.
Etape 13 : archiver les pieces justificatives
L'article 24 de l'Acte uniforme OHADA impose la conservation des pieces pendant 10 ans. Classez les factures par mois et par journal dans des chronos cartonnes. Numerisez en PDF tout document depassant 500 000 FCFA. Sauvegardez sur un disque externe et un cloud type Google Drive. Une PME qui perd ses justificatifs lors d'un controle subit un redressement systematique.
Etape 14 : preparer la cloture annuelle
Au 31 decembre, regroupez les charges constatees d'avance, les produits a recevoir, calculez les amortissements (voir tutoriel sur les immobilisations), provisionnez les creances douteuses superieures a 6 mois. Editez le grand livre, la balance definitive et les etats financiers SYSCOHADA : bilan, compte de resultat, TAFIRE, etat annexe. Le depot a la DGID doit avoir lieu avant le 30 avril de l'annee suivante.
Erreurs frequentes a eviter
Premier piege, melanger compte personnel et compte professionnel : un retrait personnel doit passer par le compte 108 Compte de l'exploitant, pas par 6 ou 7. Deuxieme erreur, attendre la fin du mois pour saisir : la memoire trahit et les pieces se perdent. Troisieme faute, deduire la TVA sur des factures sans NINEA ou sans mention TVA distincte, ce qui expose a un redressement de 100 % du montant. Quatrieme oubli, ne pas faire signer les recus de caisse superieurs a 100 000 FCFA. Cinquieme negligence, ne pas conserver les talons de cheques et avis de virement. Sixieme erreur, utiliser un correcteur blanc ou raturer un cahier comptable, ce qui le rend irrecevable juridiquement. Septieme piege, oublier la retenue a la source de 5 % sur les prestations de services depassant 25 000 FCFA dues a un prestataire non immatricule.
Checklist quotidienne et hebdomadaire
Chaque matin, ouvrez le cahier ou le logiciel et inscrivez la date du jour. Chaque soir, comptez la caisse physique et comparez au solde theorique. Saisissez toutes les factures emises et recues du jour, sans report au lendemain. Classez les pieces justificatives dans le bon parapheur mensuel. Chaque vendredi, editez la balance provisoire et verifiez l'equilibre. Pointez les operations bancaires recues sur le portail en ligne BICIS ou CBAO. Faites une sauvegarde du fichier comptable sur cle USB et cloud. Chaque fin de mois, declarez la TVA, calculez et versez les charges sociales IPRES et CSS, editez le rapprochement bancaire definitif, archivez les chronos. Une fois par trimestre, faites verifier vos ecritures par un expert-comptable agree ONECCA pour 75 000 a 150 000 FCFA, ce qui evitera des centaines de milliers de FCFA de redressement annuel.