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Ce que vous saurez faire

A la fin de ce tutoriel, vous saurez tenir au quotidien la comptabilite d'une PME sénégalaise selon le referentiel SYSCOHADA revise. Vous serez capable d'ouvrir un journal, d'enregistrer une facture client, une facture fournisseur, un decaissement bancaire, une remise d'especes, une note de frais, et de produire en fin de semaine une balance provisoire. L'objectif est qu'un gérant de boutique, un responsable administratif ou un comptable junior puisse industrialiser sa saisie quotidienne sans accumuler du retard et sans payer une amende fiscale evitable. Tous les exemples sont chiffres en FCFA, conformes a la législation OHADA en vigueur dans la zone UEMOA, et utilisables aussi bien sur cahier que sur tableur ou logiciel comptable de type Sage, Odoo ou Wave.

Pourquoi une tenue rigoureuse est vitale pour une PME

Une PME qui ne tient pas sa comptabilite au jour le jour subit trois conséquences mesurables. D'abord la perte d'information, car au bout de quinze jours personne ne se souvient plus si une facture de 87 500 FCFA a ete réglée en especes ou par virement. Ensuite le risque fiscal, car la DGID exige des documents probants en cas de contrôle, et un cahier mal tenu coute jusqu'a 25 % de redressement sur le chiffre d'affaires non justifie. Enfin la perte de credit, car aucune banque BICIS, CBAO ou Ecobank ne pretera 5 000 000 FCFA a une entreprise qui ne sait pas présenter une balance a six mois.

Étape 1 : préparer le plan de comptes SYSCOHADA

Le plan SYSCOHADA revise applique depuis 2018 organise les comptes en 9 classes. Pour une PME de boutique a Dakar, vous utiliserez en priorite les classes 1 (capital, emprunts), 2 (immobilisations comme un véhicule a 6 500 000 FCFA), 4 (clients et fournisseurs), 5 (banque et caisse), 6 (charges) et 7 (produits). Créez un fichier listant au minimum 40 comptes : 411 Clients, 401 Fournisseurs, 521 Banque BICIS, 571 Caisse principale, 601 Achats marchandises, 701 Ventes de marchandises, 6132 Loyer, 6411 Salaires, 4452 TVA collectée.

Étape 2 : ouvrir les journaux obligatoires

Quatre journaux suffisent pour démarrer. Le journal des achats (AC) reçoit toutes les factures fournisseurs. Le journal des ventes (VE) reçoit toutes les factures clients. Le journal de banque (BQ) enregistre virements, prelevements et frais bancaires. Le journal de caisse (CA) collecte les especes. Un cinquième journal des opérations diverses (OD) traite les écritures de paie, de TVA et de cloture. Chaque journal porte un numéro d'écriture incremental et la date du jour.

Étape 3 : saisir une facture de vente

Imaginons une vente du 12 mars a un client SARL Sahel pour 1 500 000 FCFA HT, TVA 18 % soit 270 000 FCFA, total 1 770 000 FCFA TTC. L'écriture au journal des ventes est : débit 411 SARL Sahel 1 770 000, credit 701 Ventes marchandises 1 500 000, credit 4431 TVA collectée 270 000. Numerotez la facture VE-2026-0042 et classez-la dans un parapheur mensuel. Ne sautez jamais de numéro, la DGID contrôle la séquence.

Étape 4 : saisir une facture d'achat

Réception d'une facture du grossiste Diallo Trading pour 800 000 FCFA HT plus 144 000 FCFA de TVA, total 944 000 FCFA. L'écriture est : débit 601 Achats marchandises 800 000, débit 4452 TVA recuperable 144 000, credit 401 Diallo Trading 944 000. Vérifiez que le NINEA du fournisseur figure sur la facture, sinon la TVA n'est pas deductible et vous perdez 144 000 FCFA seches.

Étape 5 : enregistrer un encaissement bancaire

Le 18 mars, le client SARL Sahel vire 1 770 000 FCFA sur votre compte BICIS. Écriture au journal de banque : débit 521 BICIS 1 770 000, credit 411 SARL Sahel 1 770 000. Conservez l'avis de credit bancaire papier ou PDF, agrafe a la copie de la facture VE-2026-0042. Le solde du compte 411 doit alors revenir a zero pour ce client.

Étape 6 : enregistrer un decaissement par cheque

Vous payez Diallo Trading par cheque CBAO numéro 2154789 le 20 mars pour 944 000 FCFA. Écriture : débit 401 Diallo Trading 944 000, credit 521 Banque CBAO 944 000. Notez le numéro de cheque dans le libelle, il sera demande lors du rapprochement bancaire mensuel.

Étape 7 : tenir la caisse en especes

Une vente comptoir de 45 000 FCFA TTC encaissee en especes le 21 mars donne : débit 571 Caisse 45 000, credit 701 Ventes 38 136, credit 4431 TVA collectée 6 864. Tenez un cahier de caisse en parallele avec un solde théorique recalcule chaque soir. Comptez physiquement les billets et pièces et signalez tout écart supérieur a 2 000 FCFA, c'est souvent un oubli de ticket.

Étape 8 : la note de frais et les petits achats

Le gérant achete du carburant Total pour 25 000 FCFA et des fournitures de bureau pour 15 000 FCFA, paye en especes. Écritures distinctes : débit 6241 Carburant 25 000 et 6064 Fournitures bureau 15 000, credit 571 Caisse 40 000. Conservez les reçus originaux dans une enveloppe mensuelle, sinon ces charges seront rejetées lors d'un contrôle DGID.

Étape 9 : la paie mensuelle

Pour un employe dont le salaire brut est de 250 000 FCFA, vous comptabilisez : débit 6411 Salaires 250 000, credit 4271 IPRES part salariale 14 000, credit 4272 IRPP retenue a la source 22 500, credit 421 Personnel net a payer 213 500. Les charges patronales CSS et IPRES (environ 21 % soit 52 500 FCFA) viennent au débit du compte 6451. Le versement aux organismes sociaux se fait avant le 15 du mois suivant.

Étape 10 : declarer la TVA mensuelle

En fin de mois, calculez la TVA due : TVA collectée 270 000 + 6 864 = 276 864 FCFA. TVA recuperable 144 000 FCFA. TVA a payer = 132 864 FCFA. Écriture : débit 4431 TVA collectée 276 864, credit 4452 TVA recuperable 144 000, credit 4441 État TVA a decaisser 132 864. Le paiement se fait via la teledeclaration sur etax.dgid.sn avant le 15 du mois suivant. Toute declaration en retard subit une majoration de 10 %.

Étape 11 : le rapprochement bancaire

Recevez le releve bancaire BICIS du mois. Pointez chaque ligne avec votre journal de banque. Identifiez les frais bancaires non encore saisis : par exemple 12 500 FCFA de frais de tenue de compte. Écriture corrective : débit 627 Services bancaires 12 500, credit 521 BICIS 12 500. Le solde comptable doit egaler le solde bancaire après correction. Tout écart non explique est un signal d'alerte.

Étape 12 : éditer la balance hebdomadaire

Chaque vendredi, generez une balance des comptes a six colonnes (numéro, libelle, débit cumule, credit cumule, solde debiteur, solde crediteur). Sur tableur, une formule SOMME.SI suffit. Vérifiez l'équilibre : total débit = total credit. Si le total des soldes debiteurs ne correspond pas aux soldes crediteurs, vous avez une écriture desequilibree, generalement une saisie unilaterale a corriger immédiatement.

Étape 13 : archiver les pièces justificatives

L'article 24 de l'Acte uniforme OHADA impose la conservation des pièces pendant 10 ans. Classez les factures par mois et par journal dans des chronos cartonnes. Numerisez en PDF tout document depassant 500 000 FCFA. Sauvegardez sur un disque externe et un cloud type Google Drive. Une PME qui perd ses justificatifs lors d'un contrôle subit un redressement systématique.

Étape 14 : préparer la cloture annuelle

Au 31 décembre, regroupez les charges constatees d'avance, les produits a recevoir, calculez les amortissements (voir tutoriel sur les immobilisations), provisionnez les creances douteuses superieures a 6 mois. Editez le grand livre, la balance définitive et les états financiers SYSCOHADA : bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexe. Le dépôt a la DGID doit avoir lieu avant le 30 avril de l'année suivante.

Erreurs frequentes a éviter

Premier piège, melanger compte personnel et compte professionnel : un retrait personnel doit passer par le compte 108 Compte de l'exploitant, pas par 6 ou 7. Deuxième erreur, attendre la fin du mois pour saisir : la mémoire trahit et les pièces se perdent. Troisième faute, deduire la TVA sur des factures sans NINEA ou sans mention TVA distincte, ce qui expose a un redressement de 100 % du montant. Quatrième oubli, ne pas faire signer les reçus de caisse supérieurs a 100 000 FCFA. Cinquième negligence, ne pas conserver les talons de cheques et avis de virement. Sixième erreur, utiliser un correcteur blanc ou raturer un cahier comptable, ce qui le rend irrecevable juridiquement. Septième piège, oublier la retenue a la source de 5 % sur les prestations de services depassant 25 000 FCFA dues a un prestataire non immatricule.

Checklist quotidienne et hebdomadaire

Chaque matin, ouvrez le cahier ou le logiciel et inscrivez la date du jour. Chaque soir, comptez la caisse physique et comparez au solde théorique. Saisissez toutes les factures émises et reçues du jour, sans report au lendemain. Classez les pièces justificatives dans le bon parapheur mensuel. Chaque vendredi, editez la balance provisoire et vérifiez l'équilibre. Pointez les opérations bancaires reçues sur le portail en ligne BICIS ou CBAO. Faites une sauvegarde du fichier comptable sur cle USB et cloud. Chaque fin de mois, declarez la TVA, calculez et versez les charges sociales IPRES et CSS, editez le rapprochement bancaire définitif, archivez les chronos. Une fois par trimestre, faites vérifier vos écritures par un expert-comptable agree ONECCA pour 75 000 a 150 000 FCFA, ce qui evitera des centaines de milliers de FCFA de redressement annuel.