Getting Things Done (GTD) avec Notion

Ce que vous saurez faire à la fin

1. Installer Notion gratuitement et configurer un espace de travail GTD complet en 90 minutes pour votre PME sénégalaise.
2. Capturer toutes vos tâches, idées et engagements dans une « boîte de réception » unique reliée à votre téléphone.
3. Clarifier chaque entrée selon le workflow GTD (action immédiate, projet, délégué, calendrier, référence, corbeille).
4. Construire les listes opérationnelles GTD : Actions suivantes, En attente, Projets, Un jour/peut-être, Calendrier.
5. Conduire la revue hebdomadaire qui transforme la méthode en habitude durable et libère votre charge mentale.

Durée : 3h installation + 1 mois de pratique. Pré-requis : ordinateur Windows/Mac/Linux, smartphone, compte Gmail ou autre, accès Internet stable, casque audio. Coût : 0 FCFA (Notion personnel gratuit), 12 000 FCFA/mois si plan Plus pour équipe.

Étape 1 — Comprendre les 5 étapes de la méthode GTD

Getting Things Done a été popularisée par David Allen en 2001. Le principe central : votre cerveau est fait pour produire des idées, pas pour les stocker. Tant que vos engagements restent dans votre tête, ils consomment de l’énergie mentale et provoquent stress, oublis et procrastination.

Les 5 étapes du flux GTD :
1. CAPTURER : tout ce qui retient votre attention va dans une boîte d'entrée
2. CLARIFIER : chaque élément est traité une seule fois (action ? projet ? référence ?)
3. ORGANISER : ranger dans la bonne liste (Actions, Projets, Calendrier, etc.)
4. RÉFLÉCHIR : revue hebdomadaire pour garder le système à jour
5. AGIR : exécuter selon le contexte, l'énergie et le temps disponibles

Étape 2 — Créer votre compte Notion gratuit

1. Rendez-vous sur https://notion.so
2. Cliquer "Get Notion free"
3. S'inscrire avec Gmail (recommandé) ou email professionnel
4. Choisir "Personal" (gratuit, illimité pour 1 utilisateur)
5. Télécharger l'application Desktop (Windows ou Mac)
6. Télécharger l'application mobile Android ou iOS
7. Activer la synchronisation : tout est en cloud, accessible partout

Notion gratuit suffit pour 1 personne et stocke des milliers de pages. Pour une équipe de 3 à 10 personnes, le plan Plus à 8 USD/mois (environ 5 000 FCFA) débloque la collaboration multi-utilisateurs sur les mêmes pages.

Étape 3 — Construire la page maître GTD

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « + Add a page » et nommez-la « GTD – Mon système ». Choisissez une icône (par exemple un cerveau) et une image de couverture. Cette page deviendra votre tableau de bord central.

Structure recommandée de la page maître :
GTD - Mon système
  |-- Inbox (boîte de capture)
  |-- Actions suivantes (par contexte)
  |-- Projets (multi-étapes)
  |-- En attente (délégué à quelqu'un)
  |-- Calendrier (dates précises)
  |-- Un jour / peut-être
  |-- Références (informations à conserver)
  |-- Revue hebdomadaire (template)

Étape 4 — Créer la base de données « Inbox »

Sur la page maître, taper "/database" puis sélectionner "Database - Inline"
Renommer la base "Inbox"

Ajouter ces propriétés :
- Titre (déjà présent)
- Date de capture : type Date, valeur par défaut "Today"
- Statut : type Select, options "À traiter", "Traité"
- Source : type Select, options "Email", "Réunion", "WhatsApp", "Idée", "Téléphone"
- Notes : type Text

Cette boîte d’entrée centralise TOUT : les idées qui surgissent dans le taxi à Dakar, les demandes clients reçues sur WhatsApp Business, les actions évoquées en réunion. La règle d’or : ne réfléchissez pas en capturant, capturez vite et clarifiez plus tard.

Étape 5 — Configurer la capture mobile rapide

Sur Android, ajoutez le widget Notion « Quick Add » sur l’écran d’accueil. Sur iOS, utilisez le widget équivalent ou la commande Siri « Ajouter à Notion ». En 2 secondes, vous capturez une idée sans ouvrir l’application.

Configuration Android :
1. Maintenir l'écran d'accueil 2 secondes
2. Choisir "Widgets"
3. Trouver Notion > "Quick Add"
4. Glisser sur l'écran d'accueil
5. Choisir la base "Inbox" comme destination
6. Désormais : 1 clic = nouvelle entrée vide à remplir

Astuce gain de temps : utilisez la dictée vocale du clavier Gboard pour écrire 5 fois plus vite que la frappe au clavier.

Étape 6 — Construire la base « Actions suivantes »

Créer une nouvelle base "Actions suivantes" avec ces propriétés :
- Titre (action exprimée par un verbe : "Appeler", "Envoyer", "Écrire")
- Contexte : type Select
  Options : @bureau, @maison, @téléphone, @ordinateur, @courses, @attente
- Énergie : type Select
  Options : Haute, Moyenne, Basse
- Durée estimée : type Select
  Options : moins de 5min, 5-15min, 15-30min, 30min-2h
- Projet lié : type Relation vers la base "Projets"
- Date d'échéance : type Date (optionnel)
- Statut : type Select
  Options : À faire, En cours, Terminé

Le contexte est central dans GTD : quand vous êtes au bureau, vous filtrez sur @bureau ; quand vous attendez chez le médecin, vous filtrez sur @téléphone et passez les appels en attente.

Étape 7 — Construire la base « Projets »

Un projet GTD = tout résultat qui demande plus d’une action. Exemples : « Lancer le site e-commerce » (50 actions), « Recruter un assistant comptable » (12 actions), « Préparer le bilan annuel à présenter au comptable » (8 actions).

Propriétés de la base "Projets" :
- Titre du projet (formulation du résultat attendu)
- Statut : Actif, En pause, Terminé, Abandonné
- Échéance globale : Date
- Résultat attendu : Text (1 ou 2 phrases)
- Prochaine action : Relation vers "Actions suivantes"
- Domaine : Select (Commercial, Technique, RH, Personnel)
- Budget alloué : Number (en FCFA)

Étape 8 — Configurer la liste « En attente »

Cette base contient tout ce que vous avez délégué :
- "Devis demandé à fournisseur Touba Industries (15/04)"
- "Réponse attendue de la SONATEL pour contrat fibre"
- "Document signé attendu de l'avocat OHADA"

Propriétés :
- Titre (action déléguée)
- Personne / entreprise responsable
- Date de la demande
- Date de relance prévue
- Statut : En attente, Reçu, Annulé
- Canal : Email, WhatsApp, Téléphone, Réunion

La revue de cette liste chaque lundi matin évite les oublis qui plombent les relations clients et fournisseurs. Un dirigeant typique a entre 10 et 30 éléments en attente à tout moment.

Étape 9 — Maîtriser la règle des 2 minutes

David Allen propose une règle simple lors de la clarification : si une action prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Sinon, ajoutez-la à « Actions suivantes », « En attente » ou « Calendrier ».

Exemples d'actions traitables en moins de 2 minutes :
- Répondre OK à un client sur WhatsApp
- Confirmer un rendez-vous par SMS
- Envoyer un fichier déjà préparé en pièce jointe
- Valider une demande de congé d'un collaborateur
- Marquer un email comme lu et le classer

Exemples nécessitant un report :
- Rédiger un devis détaillé (30 min)
- Préparer la présentation au CA (3 heures)
- Recruter un comptable junior (15 jours)

Étape 10 — Configurer les vues filtrées par contexte

Sur la base "Actions suivantes", cliquer "+ Add view" en haut

Vue 1 : "Au bureau"
  Filter : Contexte est @bureau
  Sort : Énergie ascendante

Vue 2 : "Téléphone"
  Filter : Contexte est @téléphone
  Sort : Date d'échéance

Vue 3 : "Moins de 15 minutes"
  Filter : Durée estimée est "moins de 5min" OU "5-15min"
  Très utile entre 2 réunions ou avant le déjeuner

Vue 4 : "Cette semaine"
  Filter : Date d'échéance est dans les 7 prochains jours
  Group by : Date d'échéance

Les vues filtrées sont la magie de Notion : une seule base, plusieurs angles d’attaque selon votre contexte du moment.

Étape 11 — Organiser la revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire est le guide général de GTD. Sans elle, le système se dégrade en 3 semaines et vous retombez dans le chaos. Bloquez 1h chaque vendredi de 16h à 17h dans votre calendrier, sanctuarisée. Aucun rendez-vous, aucune réunion.

Checklist de la revue hebdomadaire (template Notion à dupliquer) :

VIDER L'ESPRIT
[ ] Vider la boîte de réception email
[ ] Vider WhatsApp Business
[ ] Vider la boîte Inbox Notion
[ ] Vider les notes papier de la semaine

METTRE À JOUR LES LISTES
[ ] Réviser "Actions suivantes" (terminer ou actualiser)
[ ] Réviser "Projets" (avancement, prochaine action ?)
[ ] Réviser "En attente" (relance nécessaire ?)
[ ] Réviser "Un jour / peut-être"
[ ] Réviser le calendrier des 2 prochaines semaines

CRÉATIVITÉ
[ ] Capturer 3 idées d'amélioration de l'entreprise
[ ] Identifier 1 projet à abandonner cette semaine

Étape 12 — Connecter Notion à votre calendrier Google

Méthode 1 : Notion Calendar (gratuit, 2024+)
1. Télécharger Notion Calendar sur calendar.notion.so
2. Connecter Google Agenda
3. Lier les bases de données Notion
4. Glisser-déposer une action vers le calendrier pour la planifier

Méthode 2 : Zapier (300 actions/mois gratuit)
1. Compte Zapier
2. Créer un Zap : "Nouvelle entrée Notion Calendrier" => "Créer événement Google"
3. Map les champs : Titre => Nom événement, Date => Date début

L’objectif : voir vos engagements temporels (rendez-vous, deadlines) au même endroit que vos actions GTD pour décider en temps réel quoi faire.

Étape 13 — Adapter GTD au contexte sénégalais

Trois ajustements pour une PME à Dakar : prévoir une catégorie « OHADA » dans les références (textes officiels, modèles de contrats), créer un contexte @électricité-stable pour les tâches gourmandes en énergie (visioconférence, gros téléchargement), inclure un projet « Conformité fiscale DGID » avec actions récurrentes (TVA mensuelle, déclaration IS).

Bases de référence utiles à créer :
- Contacts professionnels (clients, fournisseurs, banques)
- Modèles de documents (devis, facture, contrat)
- Ressources OHADA (acte uniforme commercial, sociétés)
- Procédures internes (onboarding, congés, paie)
- Veille concurrentielle (5 entreprises clés)
- Idées d'articles ou de posts LinkedIn

Coût total annuel pour démarrer :
- Notion gratuit : 0 FCFA
- Notion Calendar : 0 FCFA
- Optionnel Zapier Free : 0 FCFA
TOTAL : 0 FCFA pour 1 utilisateur

Erreurs classiques

• Sur-organiser le système : ne créez pas 30 contextes. 5 à 7 suffisent. Plus c’est complexe, moins c’est utilisé.
• Oublier la revue hebdomadaire : sans elle, le système meurt en 3 semaines. C’est non négociable.
• Mélanger Inbox et Actions suivantes : l’Inbox est temporaire, vidée chaque jour. Les Actions suivantes sont durables.
• Capturer des actions sans verbe : « client SONATEL » n’est pas une action. « Appeler M. Diop chez SONATEL » en est une.
• Reporter la règle des 2 minutes : repousser une micro-tâche crée une dette mentale qui s’accumule.
• Confondre projet et action : « Lancer le site web » est un projet. « Choisir un nom de domaine sur Namecheap » est une action.

Checklist

• [ ] Compte Notion créé et application desktop installée
• [ ] Application mobile Notion installée et synchronisée
• [ ] Page maître « GTD – Mon système » créée
• [ ] Base Inbox configurée avec propriétés
• [ ] Base « Actions suivantes » créée avec contextes
• [ ] Base « Projets » créée avec relations
• [ ] Base « En attente » configurée
• [ ] Widget mobile de capture rapide installé
• [ ] 3 vues filtrées par contexte créées
• [ ] Notion Calendar connecté à Google Agenda
• [ ] Template « Revue hebdomadaire » dupliqué
• [ ] Créneau revue hebdomadaire bloqué chaque vendredi 16h