Grilles et mise en page : structurer ses interfaces

Ce que vous saurez faire à la fin

1. Ingérer un dossier d’appel d’offres (DAO) PDF complet dans Claude IA et en extraire automatiquement les critères, jalons, et exigences techniques
2. Bâtir un système de scoring go/no-go quantifié pour décider en moins de 2 heures si votre PME doit répondre ou pas
3. Générer une trame de mémoire technique (MOE) adaptée au secteur (BTP, IT, services) avec les bonnes formules conformes au Code des marchés publics du Sénégal
4. Construire une bibliothèque de prompts réutilisables pour vos prochains DAO, avec gabarits par autorité contractante (ARMP, ANER, ADIE, communes)
5. Sécuriser le processus avec une checklist anti-rejet et une revue qualité avant dépôt

Durée : 6h. Pré-requis : compte Claude Pro ou API (12 000 FCFA/mois), DAO au format PDF avec OCR (utiliser Adobe Acrobat Pro à 14 USD/mois ou ABBYY FineReader si scan papier), maîtrise du Code des marchés publics du Sénégal (Décret 2014-1212 modifié), Excel ou Google Sheets pour les tableaux de scoring, accès au site marchespublics.sn, un dossier d’archives de vos précédentes réponses gagnantes.

Étape 1 — Cartographier les types de DAO de votre marché

Avant tout, classez les DAO par autorité contractante et par secteur. Au Sénégal, les principaux donneurs d’ordre publics sont l’ARMP (Autorité de Régulation des Marchés Publics), la DCMP (Direction Centrale des Marchés Publics), les ministères, les agences (ADIE pour le numérique, ANER pour l’énergie renouvelable), les communes, et les sociétés à participation publique (Sonatel, Senelec, SDE). Chaque autorité a ses tics rédactionnels, ses formulaires et ses critères. Constituez un tableau de référence pour orienter Claude :

Autorité      Secteur fort       Critère financier   Critère technique   Délai moyen
ARMP          Tous               40%                 60%                 21 jours
ADIE          IT, télécom        30%                 70%                 30 jours
ANER          Énergie solaire    35%                 65%                 45 jours
Mairie Dakar  BTP, services      45%                 55%                 14 jours
Sonatel       Télécom, IT        50%                 50%                 21 jours

Étape 2 — Préparer le DAO pour Claude

Un DAO sénégalais type fait 80 à 200 pages réparties en : règlement particulier d’appel d’offres (RPAO), cahier des clauses administratives particulières (CCAP), cahier des clauses techniques particulières (CCTP), bordereau des prix unitaires (BPU), détail quantitatif estimatif (DQE), et formulaires types. Si le PDF est scanné, faites-le passer par OCR via Adobe Acrobat ou en ligne sur ilovepdf.com (limite 25 Mo, attention confidentialité). Découpez le PDF en 5 fichiers thématiques pour rester sous la limite de 32 Mo de Claude Pro :

DAO_complet.pdf (180 pages, 22 Mo)
├── 01_RPAO.pdf (15 pages)         <- règles administratives
├── 02_CCAP.pdf (25 pages)         <- clauses contractuelles
├── 03_CCTP.pdf (90 pages)         <- specs techniques
├── 04_BPU_DQE.pdf (40 pages)      <- prix et quantités
└── 05_Formulaires.pdf (10 pages)  <- candidature, soumission

Étape 3 — Premier prompt d'extraction des critères

Téléchargez le RPAO dans Claude (icône trombone). Lancez le prompt d'extraction qui va générer un tableau structuré des critères en moins de 60 secondes. C'est la base de toute votre analyse.

Tu es expert marchés publics au Sénégal (Code 2014-1212).
Analyse le RPAO joint et extrais sous forme de tableau Markdown :

1. Identification du marché
   - Numéro du marché
   - Autorité contractante
   - Objet exact
   - Type (fournitures / travaux / services / prestations intellectuelles)
   - Mode de passation (AO ouvert / restreint / consultation restreinte)
   - Allotissement (oui/non, nombre de lots)

2. Calendrier
   - Date limite de remise des offres (heure incluse)
   - Date d'ouverture des plis
   - Validité des offres (en jours)
   - Délai d'exécution prévu

3. Critères d'évaluation chiffrés
   - Nom du critère
   - Pondération en %
   - Sous-critères s'il y en a
   - Méthode de notation indiquée

4. Conditions de participation
   - Garantie de soumission (montant FCFA)
   - Garantie de bonne exécution (% du marché)
   - Quitus fiscal et social exigés
   - Chiffre d'affaires minimum requis

Si une information est absente du document, écris "non précisé".
Ne déduis rien, n'invente rien.

Étape 4 — Construire la matrice go/no-go

Reportez les critères extraits dans une matrice Excel à 10 lignes. Notez chaque critère sur 5 selon votre capacité réelle. Si le score total est inférieur à 30/50, ne répondez pas : vous gaspillerez 200 à 500 heures-homme pour rien. Voici la matrice de référence :

Critère                                Poids   Note/5   Score
1. CA minimum exigé atteint             3       ?        ?
2. Références similaires >= 3 ans       3       ?        ?
3. Effectif technique requis dispo      2       ?        ?
4. Garanties bancaires accessibles      2       ?        ?
5. Quitus fiscal et CSS à jour          3       ?        ?
6. Délai de réponse tenable             2       ?        ?
7. Marge prévisionnelle >= 12%          3       ?        ?
8. Risque pays / autorité acceptable    1       ?        ?
9. Capacité de cash-flow 6 mois         3       ?        ?
10. Concurrence raisonnable estimée     2       ?        ?
TOTAL                                   24      /5       /120
Seuil go/no-go                          70/120 minimum

Étape 5 — Demander à Claude un avis go/no-go motivé

Une fois le RPAO et le CCTP analysés, demandez à Claude une recommandation chiffrée et argumentée. Ce n'est pas la décision finale (qui revient au directeur commercial) mais un éclairage rapide.

Sur la base des documents joints (RPAO + CCTP) et du profil entreprise
suivant :
- Effectif : 28 collaborateurs dont 12 ingénieurs
- CA 2025 : 850 millions FCFA
- Références : 5 marchés similaires entre 2022 et 2025
- Trésorerie disponible : 180 millions FCFA
- Spécialité : intégration ERP et formations IT

Donne-moi :
1. Un avis go / no-go / go-conditionnel
2. Les 3 forces principales du dossier
3. Les 3 risques majeurs avec impact estimé en FCFA
4. Une recommandation de prix de soumission cible
5. Les éventuels alliés à mobiliser (sous-traitants, groupements)
Format : note d'opportunité de 400 mots maximum.

Étape 6 — Extraire les exigences techniques du CCTP

Le CCTP est le cœur de la réponse. Demandez à Claude de transformer la prose technique en checklist actionnable. Pour un DAO IT type (ex : déploiement d'un système de gestion documentaire pour une mairie), Claude produit en 2 minutes une liste de 60 à 120 exigences atomiques.

Analyse le CCTP joint et liste TOUTES les exigences techniques sous
forme de tableau avec colonnes :
- N° (auto-incrémenté)
- Référence article CCTP (ex : 4.2.1)
- Catégorie (fonctionnel / non-fonctionnel / livrable / formation / SAV)
- Exigence reformulée en une phrase actionnable
- Caractère (obligatoire O / souhaité S / optionnel Op)
- Risque de non-conformité (haut H / moyen M / bas B)
- Notre capacité actuelle (couverte / partiellement / à acquérir)

Ne regroupe rien. Si un article CCTP contient 5 exigences,
liste les 5 lignes séparément. Vise l'exhaustivité sur les
exigences obligatoires.

Étape 7 — Bâtir la trame du mémoire technique

Le mémoire technique (souvent appelé MOE pour mémoire d'organisation et d'exécution) est noté à 60-70%. Sa structure doit miroiter exactement les critères du RPAO. Demandez à Claude une trame personnalisée avec les bons titres et la pondération recommandée par section.

Génère la table des matières détaillée d'un mémoire technique pour
ce DAO. Reprends les critères d'évaluation du RPAO un à un et propose
pour chaque critère :
- Titre de la section
- Sous-sections (3 à 5)
- Nombre de pages recommandé
- Annexes nécessaires (CV, attestations, fiches techniques)
- 3 phrases d'accroche pour démarrer la section

Vise un mémoire de 60 à 80 pages, hors annexes.
Style : formel, factuel, références chiffrées.

Étape 8 — Rédiger les sections une par une

Ne demandez jamais à Claude d'écrire le mémoire entier d'un coup. Procédez section par section avec un contexte riche. Voici le prompt pour la section méthodologie d'un DAO BTP :

Rédige la section 3.2 "Méthodologie d'exécution" du mémoire technique.

Contexte projet :
- Construction d'un château d'eau de 500 m3 à Kaolack
- Délai : 8 mois
- Budget annoncé : 420 millions FCFA
- Site : zone semi-urbaine, accès camion possible
- Sol : argile compactée

Contraintes :
- Méthode SETRA pour fondations spéciales
- Norme NF EN 1992 (Eurocode 2) pour le béton
- Plan HSE conforme à la Loi 97-17 (Code du Travail SN)

Format attendu :
- 6 pages Word (environ 2 400 mots)
- Sous-titres numérotés 3.2.1 à 3.2.6
- 1 schéma à insérer (préciser légende)
- Phrasé professionnel BTP
- Référence aux normes citées

Étape 9 — Calculer le prix de soumission optimal

Le prix est noté à 30-50% selon les DAO. Demandez à Claude une analyse de positionnement basée sur les BPU et DQE. Pour les marchés publics sénégalais, la formule type est : note prix = (offre la plus basse / votre offre) x pondération. Cela favorise les offres basses, mais une offre anormalement basse (en dessous de 70% de la moyenne) est rejetée.

Sur la base du DQE joint et de mes coûts internes ci-dessous :
- Coût total réel estimé : 285 millions FCFA
- Marge minimum souhaitée : 15%
- Concurrence probable : 4 entreprises (SETRA, EIFFAGE SN, CSE, COSAES)
- Fourchette habituelle des offres gagnantes sur ce type de marché
  d'après mes archives : 320 à 380 millions FCFA

Propose 3 scenarii de prix avec :
- Prix HT
- Prix TTC (TVA 18%)
- Marge en FCFA et %
- Probabilité de gain estimée
- Risque d'offre anormalement basse
- Conseil de positionnement final

Étape 10 — Vérifier la conformité administrative

Un DAO bien fait techniquement peut être rejeté pour 1 pièce manquante. Faites une revue automatisée de votre dossier candidature avec Claude.

Voici la liste des pièces administratives demandées par le RPAO
(j'ai recopié l'article 4 ci-dessous). Voici aussi la liste des pièces
que j'ai préparées pour le dépôt :

Pièces demandées :
[coller article 4 du RPAO]

Mes pièces préparées :
- Attestation RCCM datée du 12/03/2026
- Quitus fiscal IRC + IS du 02/04/2026
- Quitus CSS du 28/03/2026
- Quitus IPRES du 30/03/2026
- 5 attestations de bonne exécution (2022 à 2025)
- Caution de soumission BICIS de 8 millions FCFA
- Pouvoir du signataire

Compare et signale :
- Pièces manquantes
- Pièces périmées (validité < 90 jours souvent exigée)
- Pièces présentes mais avec montant ou format incorrect
- Pièces optionnelles qui pourraient bonifier la note

Étape 11 — Adapter aux marchés à procédures négociées

Pour les marchés négociés ou les consultations restreintes (souvent dans le BTP < 30 millions FCFA ou IT < 50 millions FCFA), Claude vous aide à formaliser une lettre de proposition courte plutôt qu'un mémoire complet. La règle : 4 à 6 pages, pas plus.

Rédige une lettre de proposition commerciale pour une consultation
restreinte concernant la fourniture et l'installation de 50 ordinateurs
portables Lenovo ThinkPad E16 pour la Direction des Impôts et Domaines.

Contraintes :
- 4 pages A4 maximum
- Ton confiant mais respectueux
- 1 paragraphe sur l'entreprise (3 lignes)
- Tableau prix avec sous-total, TVA 18%, total TTC
- Délai de livraison ferme
- Garantie constructeur + SAV local
- Mention de notre statut de revendeur agréé Lenovo Sénégal
- Signature DG avec cachet

Étape 12 — Constituer une bibliothèque de prompts par secteur

Après 5 à 10 DAO traités, vous aurez identifié des patterns. Constituez un fichier prompts_dao.md avec une section par secteur. Voici la structure :

prompts_dao.md
├── 1. BTP
│   ├── 1.1 Extraction RPAO BTP
│   ├── 1.2 Méthodologie travaux génie civil
│   ├── 1.3 Plan HSE conforme Loi 97-17
│   └── 1.4 Calcul prix avec révisions
├── 2. IT et numérique
│   ├── 2.1 Extraction CCTP système d'information
│   ├── 2.2 Architecture technique
│   ├── 2.3 Plan de tests et recette
│   └── 2.4 Maintenance corrective et évolutive
├── 3. Services et conseil
│   ├── 3.1 Mémoire méthodologique
│   ├── 3.2 Plan de charge consultants
│   └── 3.3 Livrables et jalons
└── 4. Pièces administratives
    ├── 4.1 Lettre de soumission
    ├── 4.2 Acte d'engagement
    └── 4.3 Déclaration sur l'honneur

Étape 13 — Mettre en place une revue qualité interne

Avant tout dépôt, organisez une revue à 2 yeux supplémentaires (le responsable commercial qui n'a pas rédigé). Critères de revue : (1) cohérence prix/délai, (2) zéro pièce manquante, (3) numérotation correcte des annexes, (4) signature et cachet sur chaque page demandée, (5) caution bancaire conforme au montant exact, (6) reliure conforme (souvent 1 original + 4 copies sur lots numérotés).

Étape 14 — Tableau de bord post-dépôt

Après chaque dépôt, alimentez un tableau de bord pour mesurer la performance et améliorer la bibliothèque de prompts. Ce capital de connaissance vaut de l'or après 12 mois.

N° DAO   Autorité   Montant FCFA   Statut    Note technique  Note prix  Gagnant
2025-01  ADIE       45 000 000     Perdu     78/100         24/30      2e
2025-02  Mairie     120 000 000    Gagné     85/100         28/30      1er
2025-03  Sonatel    35 000 000     Perdu     72/100         22/30      4e
2025-04  ANER       210 000 000    En cours  -              -          -
Taux de gain : 33% (1/3 dépôts notés)
Coût moyen par DAO : 850 000 FCFA en heures-homme
ROI moyen sur DAO gagné : 18%

Erreurs classiques à éviter

• Erreur : envoyer le DAO entier en un seul prompt sans découpage. Conséquence : Claude saturé, oublis de critères, et facture API doublée.
• Erreur : faire confiance au scoring de Claude sans vérifier vos chiffres. Conséquence : décision go sur un dossier non rentable, immobilisation de cash et démotivation des équipes.
• Erreur : utiliser une trame de mémoire générique. Conséquence : la note technique chute de 15 à 25 points car les évaluateurs cherchent les critères du RPAO dans l'ordre exact.
• Erreur : oublier la garantie de soumission. Conséquence : rejet immédiat à l'ouverture des plis, vous perdez tout votre travail.
• Erreur : déposer une offre anormalement basse. Conséquence : rejet automatique selon l'article 56 du Code des marchés publics, ou marché gagné mais déficitaire.
• Erreur : ne pas archiver les prompts utilisés. Conséquence : à chaque DAO vous repartez de zéro, perte de productivité de 50%.

Checklist Réponse à un DAO

✓ DAO découpé en 5 PDF thématiques sous 32 Mo chacun
✓ OCR vérifié, copier-coller texte fonctionnel
✓ Extraction critères RPAO réalisée et validée
✓ Matrice go/no-go remplie, score >= 70/120
✓ Avis go/no-go motivé documenté
✓ Toutes exigences CCTP listées avec capacité interne
✓ Trame mémoire technique miroir des critères
✓ Sections rédigées une par une avec contexte
✓ Prix calculé avec 3 scenarii et probabilité de gain
✓ Pièces administratives vérifiées et à jour
✓ Caution bancaire au montant exact
✓ Signature et cachet sur chaque page demandée
✓ Revue qualité par un second collaborateur
✓ Reliure conforme (original + copies, lots séparés)
✓ Dépôt enregistré avant date/heure limite