Migrer de Google Workspace ou Microsoft 365 vers Mailcow : tutoriel 2026

📍 Article principal du cluster : Mailcow 2026 : guide complet.

Vous avez 5-10 ans d’emails dans Google Workspace ou Microsoft 365. Migration vers Mailcow auto-hébergé sans perdre un message, sans interruption de service, sans drama. Ce tutoriel détaille la procédure validée chez plusieurs PME francophones via imapsync, l’outil open source de référence.

Prérequis

• Mailcow en production (voir tutoriel installation).
• DNS validé (SPF/DKIM/DMARC, voir tutoriel DNS).
• Boîtes Mailcow créées correspondant aux Google/365 (mêmes adresses).
• Mots de passe Application (App Password) Google ou MS.
• Niveau attendu : avancé.
• Temps estimé : 1 jour préparation + jours selon volume.

Étape 1 — Audit des comptes source

Pour chaque boîte à migrer :

• Adresse email exacte.
• Volume données (Google Settings → Storage, M365 OWA → Mailbox usage).
• Nombre de dossiers/labels.
• Filtres et règles à recréer manuellement.

Étape 2 — Générer App Passwords

Google Workspace

1. Activer 2FA sur compte Google.
2. Account → Security → App passwords.
3. Generate password « Mail » pour chaque compte à migrer.
4. Noter password 16 chars (utilisable une seule fois).

Microsoft 365

1. Activer Modern Authentication + IMAP côté admin tenant.
2. Pour chaque user : security.microsoft.com → Additional security verification → App passwords.
3. Generate.

Étape 3 — Installer imapsync

Sur VPS Mailcow ou poste local :

apt install -y imapsync libio-socket-ssl-perl libio-tee-perl libfile-copy-recursive-perl libreadonly-perl libterm-readkey-perl libsys-meminfo-perl libdigest-md5-file-perl libdate-manip-perl libencode-imaputf7-perl libtest-mockobject-perl libcrypt-openssl-rsa-perl libdata-uniqid-perl libio-compress-perl libregexp-common-perl libfile-tail-perl
imapsync --version  # Doit retourner > 2.0

Étape 4 — Test sur une boîte pilote

imapsync \
  --host1 imap.gmail.com --port1 993 --ssl1 \
  --user1 amadou.diop@old-entreprise.com \
  --password1 'APP-PASSWORD-GOOGLE' \
  --host2 mail.votre-entreprise.com --port2 993 --ssl2 \
  --user2 amadou.diop@votre-entreprise.com \
  --password2 'PASSWORD-MAILCOW' \
  --automap \
  --useheader 'Message-Id' \
  --skipsize \
  --dry  # Mode dry-run pour tester

Output liste les emails qui seraient copiés. Vérifier OK puis enlever --dry pour vraie migration.

Étape 5 — Lancer migration réelle

imapsync \
  --host1 imap.gmail.com --port1 993 --ssl1 \
  --user1 amadou.diop@old-entreprise.com \
  --password1 'APP-PASSWORD' \
  --host2 mail.votre-entreprise.com --port2 993 --ssl2 \
  --user2 amadou.diop@votre-entreprise.com \
  --password2 'PASSWORD-MAILCOW' \
  --automap \
  --useheader 'Message-Id' \
  --logfile /tmp/imapsync-amadou.log

Pour 5 GB de boîte, comptez 1-2 heures sur Hetzner.

Étape 6 — Migration bulk via script

#!/bin/bash
while IFS=, read -r email_old pass_old email_new pass_new; do
  imapsync \
    --host1 imap.gmail.com --port1 993 --ssl1 \
    --user1 "$email_old" --password1 "$pass_old" \
    --host2 mail.votre-entreprise.com --port2 993 --ssl2 \
    --user2 "$email_new" --password2 "$pass_new" \
    --automap --useheader 'Message-Id' \
    --logfile "/tmp/imapsync-$(echo $email_new | cut -d@ -f1).log" &
  sleep 60  # Stagger pour éviter rate limit Google
done < migration-list.csv
wait

Étape 7 — Période de bascule MX

Stratégie sans downtime :

1. Avant : MX pointe Google. Tous emails arrivent Google.
2. Pendant : ajouter MX secondaire Mailcow priority 20 (Google priority 10).
3. Migration imapsync de l'historique.
4. Bascule : Google priority 20, Mailcow priority 10. Emails arrivent Mailcow.
5. Imapsync incrémental dernières 24h pour rattraper.
6. Désactiver Google MX.

Étape 8 — Communication aux utilisateurs

• J-7 : annonce migration prévue.
• J-3 : envoi credentials Mailcow + URL webmail SOGo + guide configuration mobile.
• J : bascule MX.
• J+1 : webinar 30 min troubleshooting.
• J+7 : sondage satisfaction, ajustements.

Étape 9 — Configuration mobile et desktop clients

Distribuer doc :

• iPhone Mail : Réglages → Mail → Comptes → Ajouter → Autre. Manual config IMAP/SMTP.
• Android Gmail app : Add Account → Other.
• Outlook desktop : Account Settings → Add → IMAP. Outgoing SMTP avec STARTTLS.
• Apple Mail : Add Other Mail Account.

Étape 10 — Décommissionnement Google/M365

Au jour J+30 (sécurité) :

1. Vérification finale : aucun email récent uniquement sur Google.
2. Export final via Google Takeout pour archive (.mbox).
3. Annuler abonnement Google Workspace.
4. Suppression données Google : 30 jours après cancel.
5. Documentation interne wiki : « Migration terminée le DD/MM/YYYY ».

Erreurs fréquentes

Adaptation au contexte ouest-africain

Trois précisions. Bandwidth : pour 100 GB total à migrer, lancer depuis VPS Hetzner direct (gigabit) plutôt que poste local (4G). Heures décalées : migration lourde 22h-5h heure locale pour ne pas saturer le réseau bureau. Communication équipe : webinar live avec Q&A. Vidéo enregistrée pour replay. Économies : 25 personnes Google Workspace = 3 600 USD/an. Migration 1 jour ROI immédiat.

Tutoriels frères

• Déployer Mailcow
• Créer boîtes et alias

FAQ

imapsync paid version ? Open source GPL. Author propose support paid mais binaire gratuit.

Calendrier et contacts ? imapsync = mail. Calendar export ICS, contacts vCards.

Combien temps pour 100 GB ? 24-48h selon bandwidth. Lancer en parallèle 5-10 boîtes.

Filtres Gmail migrés ? Non. Recréer manuellement dans SOGo ou avec Sieve filtres serveur.

Sent items et drafts ? Migrés. imapsync copie tous les dossiers.

Pour aller plus loin

• 🔝 Retour au pilier : Guide complet Mailcow 2026
• imapsync : imapsync.lamiral.info