📍 Article principal du cluster : Outline 2026 : guide complet.
Vous avez 3 ans de documentation dans Notion ou Confluence et vous voulez basculer sur Outline auto-hébergé sans perdre une page. Ce tutoriel détaille la procédure validée chez plusieurs PME francophones avec des workspaces de 500 à 5 000 pages : export, import, mapping des permissions, période parallèle, validation.
Prérequis
- Outline en production avec admin actif.
- Accès admin Notion (Owner) ou Confluence (Site Admin).
- Niveau attendu : intermédiaire.
- Temps estimé : 1 à 5 jours selon volume.
Étape 1 — Audit du workspace source
Sur Notion : Settings → Members + lister teams/spaces. Sur Confluence : Site administration → Spaces. Documenter :
- Nombre total de pages.
- Nombre d’espaces/teamspaces.
- Nombre d’utilisateurs.
- Permissions par espace.
- Liens externes (Slack, GitHub, Figma).
Étape 2 — Export depuis Notion
Notion : Settings → Export workspace → format Markdown & CSV → Include subpages : YES → Export. Téléchargement en ZIP (peut faire plusieurs Go pour gros workspaces).
Astuce : pour > 1 000 pages, exporter par teamspace séparément, plus facile à debugger.
Étape 3 — Export depuis Confluence
Confluence Cloud : Site Administration → Apps → Backup Manager → Create backup → format XML. Téléchargement après notification email (peut prendre 1-2 heures pour gros sites).
Confluence Server : Site Admin → Backup → format XML.
Étape 4 — Préparer Outline
Sur Outline, créer une collection vide par teamspace/space source (« Engineering », « Marketing », « Onboarding »). Permissions appropriées à reproduire.
Étape 5 — Import dans Outline
Outline supporte l’import natif :
- Notion : Outline admin → Settings → Import → Notion → Upload ZIP.
- Confluence : import nécessite outil tiers (
confluence-to-outlinesur GitHub) car format XML complexe. - Markdown brut : Outline accepte upload ZIP de fichiers .md, idéal pour imports custom.
Comptez 30 minutes pour 500 pages, 2 heures pour 5 000 pages.
Étape 6 — Vérification post-import
- Comparer nombre de pages source vs Outline.
- Spot-check 10 pages aléatoires : titre, contenu, images, liens internes.
- Vérifier images uploadées correctement (S3 MinIO).
- Tester recherche full-text sur termes connus.
Étape 7 — Réparer les liens internes
Notion utilise UUID dans ses URLs, Outline utilise slugs. Liens internes Notion → Outline cassés. Outline tente la réparation auto, mais 5-15% nécessitent intervention manuelle. Lancer recherche sur Outline pour notion.so et remplacer les liens.
Étape 8 — Recréer les permissions
Pour chaque collection Outline, ajouter les membres ayant accès dans le système source. Si SSO Authentik configuré, utiliser groupes pour bulk assign.
Étape 9 — Période parallèle 30 jours
Pendant 30 jours, garder Notion/Confluence en lecture seule + Outline éditable. Toute nouvelle page créée uniquement dans Outline. Les utilisateurs continuent à consulter Notion/Confluence pour anciens contenus si Outline incomplet.
Étape 10 — Décommissionnement source
Au jour J+30 :
- Export final Notion/Confluence pour archive.
- Annuler abonnement (Notion = perte des données après 30 jours, Confluence = délai variable).
- Communication interne : Outline est désormais source unique.
- Supprimer bookmarks Notion dans Slack, navigateur.
Erreurs fréquentes
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Images cassées après import | S3 MinIO pas accessible | Vérifier credentials + bucket public read |
| Tableaux Notion mal rendus | Format Notion DB différent | Convertir DB Notion en page CSV puis import |
| Pages dupliquées | Multiple imports successifs | Outline détecte mais pas toujours, vérifier manuellement |
| Liens internes cassés | UUID Notion vs slug Outline | Search & replace en bulk via API Outline |
| Permissions perdues | Pas de mapping auto | Recréer manuellement par collection |
| Mentions @utilisateur cassées | UserID source ≠ Outline | Outline garde texte plain « @nom » |
Adaptation au contexte ouest-africain
Trois précisions. Bande passante : un workspace Notion 5 Go nécessite plusieurs heures de download depuis Afrique sur connexion partagée. Faire l’export depuis VPS Hetzner directement. Coût migration : prestataire externe à 800-2 500 USD pour 5 000 pages. Ou faire en interne avec ce tutoriel. Annonce équipe : 7 jours préavis + webinar 30 minutes pour formation Outline. Migration psychologique aussi importante que technique.
Tutoriels frères
FAQ
Notion databases conservées ? Partiellement. Tables simples OK, vues complexes (Kanban, Calendar) perdues. Outline n’a pas l’équivalent.
Confluence macros (Page Tree, etc.) ? Perdues. Outline n’a pas équivalent. Recréer manuellement quand pertinent.
Historique versions ? Non importable. Outline démarre l’historique à zéro après import.
Migration partielle ? Oui, importer collection par collection, à votre rythme.
Support BookStack en parallèle ? Outline pour wiki collaboratif, BookStack pour documentation structurée. Pas concurrents.
Pour aller plus loin
- 🔝 Retour au pilier : Guide complet Outline 2026
- Documentation Import : getoutline.com/help/import-export