📍 Article principal : Dolibarr 23 ERP/CRM pour TPE-PME francophone. Ce tutoriel raccorde Dolibarr 23 à un site WooCommerce et au logiciel de l’expert-comptable, formant la chaîne complète vente-facturation-comptabilité.
Une PME qui vend en ligne se retrouve avec deux sources de vérité : WooCommerce (catalogue, commandes, clients) et Dolibarr (facturation, comptabilité, stocks). Sans synchronisation automatique, l’équipe ressaisit chaque commande, le stock se désynchronise en quelques jours, et l’expert-comptable récupère un fichier comptable incomplet ou erroné. Ce tutoriel met en place une synchronisation bidirectionnelle propre entre les deux systèmes, plus l’export FEC SYSCOHADA mensuel exploitable directement par l’expert-comptable. Le résultat : zéro double-saisie, stocks toujours cohérents, comptabilité prête en trois clics à la fin du mois.
Prérequis
- Instance Dolibarr 23 fonctionnelle (voir tutoriel installation Coolify)
- Site WooCommerce en production sur WordPress 6.7+ avec PHP 8.2
- Module Mobile Money configuré pour l’encaissement automatique (voir tutoriel module Mobile Money)
- Module FNE pour les TPE ivoiriennes (voir tutoriel FNE) — facultatif selon le pays
- Coordonnées du logiciel comptable de l’expert (Sage Compta, Cador, EBP, Saari) pour le format d’import attendu
- Niveau : avancé
- Temps estimé : 4 à 6 heures
Étape 1 — Installer le connecteur WooCommerce
Dolibarr propose un module communautaire WooCommerce Sync mature qui se connecte à WooCommerce via son API REST officielle et synchronise automatiquement clients, produits, commandes et stocks. L’installation se fait depuis DoliStore (gratuit) ou directement depuis le dépôt GitHub maintenu par la communauté.
cd /var/www/dolibarr/htdocs/custom git clone https://github.com/Dolibarr/dolibarr-modules-woocommerce.git woocommerce chown -R www-data:www-data woocommerce
Activer ensuite le module dans Configuration → Modules → Modules custom → WooCommerce Sync. Le module ajoute un menu dédié dans la barre principale Dolibarr et expose un panneau de configuration pour renseigner : l’URL du site WooCommerce, la clé Consumer Key et le Consumer Secret générés depuis WooCommerce Réglages → Avancé → API REST → Ajouter une clé, le sens de synchronisation par entité (push Dolibarr→WooCommerce, pull WooCommerce→Dolibarr, ou bidirectionnel).
Étape 2 — Mapper le catalogue produits
La règle critique : Dolibarr est la source de vérité pour le catalogue. C’est dans Dolibarr qu’on crée et modifie un produit (référence, désignation, prix, taux de TVA, photo, description), et le module pousse ensuite la fiche vers WooCommerce. L’inverse (créer un produit dans WooCommerce et le récupérer dans Dolibarr) génère vite des incohérences sur les références et la comptabilité analytique.
Pour la première synchronisation, lancer un import full Push catalog Dolibarr → WooCommerce depuis le menu du module. Le mapping par défaut couvre les champs principaux. Vérifier après import que les variations (taille, couleur), les images, et les catégories sont correctement reportées. Quelques ajustements manuels sur WooCommerce restent souvent nécessaires sur les premières fiches — éditer les modèles ODT/PDF Dolibarr pour aligner la mise en forme.
Configurer ensuite la synchronisation continue : à chaque modification produit dans Dolibarr, le hook déclenche une mise à jour WooCommerce dans les 30 secondes. Pour les opérations de masse (import CSV de 1 000 produits), désactiver temporairement le hook puis lancer la synchronisation manuelle finale, sinon les API WooCommerce subissent un timeout sous la charge.
Étape 3 — Mapper commandes et stocks
Pour les commandes, le sens est inverse : WooCommerce reçoit la commande client, le module la pull dans Dolibarr toutes les minutes (ou en quasi-temps réel via webhook), crée automatiquement une commande client Dolibarr et, si la commande est marquée payée côté WooCommerce, génère la facture associée. Le client Dolibarr est créé automatiquement à partir des infos WooCommerce s’il n’existe pas, ou rapproché par adresse e-mail si c’est un client récurrent.
Côté stocks, la mise à jour est bidirectionnelle : une vente WooCommerce diminue le stock Dolibarr du dépôt principal, et une entrée de stock Dolibarr (réception fournisseur) met à jour la quantité disponible WooCommerce. Pour éviter les conditions de course (stock vendu deux fois en quasi-simultané sur les deux systèmes), activer la réservation Dolibarr sur la commande dès son arrivée — le stock effectif est ainsi décrémenté avant même que la facture soit générée.
Étape 4 — Brancher le Mobile Money sur les commandes WooCommerce
WooCommerce supporte plusieurs plugins Mobile Money pour le Sénégal et la Côte d’Ivoire : Paydunya WooCommerce, CinetPay WooCommerce, Wave Pay. Choisir le même agrégateur que celui configuré dans Dolibarr garde la chaîne homogène et simplifie le rapprochement comptable. Le client paie sur la page de checkout WooCommerce, le webhook Paydunya marque la commande comme payée, le module WooCommerce Sync pousse la commande payée dans Dolibarr en facture réglée, et l’écriture comptable est générée automatiquement.
Important : éviter de configurer deux fois le même paiement (une fois côté WooCommerce, une fois côté Dolibarr) sous peine de double-écriture comptable. La règle : WooCommerce gère l’encaissement, Dolibarr lit l’état de la commande synchronisée et n’enregistre le paiement qu’une seule fois.
Étape 5 — Exporter le FEC SYSCOHADA mensuel
À la fin de chaque mois, l’expert-comptable a besoin du Fichier des Écritures Comptables (FEC) au format SYSCOHADA. Dolibarr génère ce fichier en deux clics depuis Comptabilité → Exports → Format FEC. Choisir la période (mois clos), le format de séparation (point-virgule recommandé pour Excel), l’encodage UTF-8.
Le FEC produit contient les colonnes : code journal, date écriture, numéro écriture, numéro compte, libellé compte, numéro pièce, libellé écriture, débit, crédit, lettrage, date de lettrage, validation, montant devise, idevise. Format universel reconnu par tous les logiciels comptables de l’OHADA. L’expert importe le fichier dans son outil et reprend la main pour les écritures de fin de période, l’amortissement, les provisions et la clôture.
Pour les expert-comptables qui utilisent Sage Compta i7, EBP ou Cador, le format FEC est natif. Pour Saari (ancien Sage), une conversion CSV simple suffit. La règle est d’envoyer le FEC le 5 du mois suivant au plus tard, accompagné d’un export PDF des factures du mois pour les contrôles de cohérence.
Erreurs fréquentes
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Stock négatif après promo flash | Pas de réservation à la commande | Activer la réservation Dolibarr dès l’arrivée de la commande WooCommerce |
| Doublons de clients dans Dolibarr | Pas de rapprochement par e-mail | Configurer la dé-duplication automatique sur l’e-mail comme clé unique |
| Webhooks WooCommerce ignorés | URL non publique ou rate limit côté WordPress | Vérifier l’URL Coolify, désactiver les plugins de cache pour le endpoint /wc-api/ |
| FEC rejeté par l’expert | Caractères spéciaux mal encodés ou colonnes manquantes | Forcer UTF-8 sans BOM, valider sur un échantillon avant le full export |
Adaptation au contexte ouest-africain
Pour les commerces qui ont à la fois une boutique physique (caisse) et un site WooCommerce, prévoir une troisième source via le module Point of Sale de Dolibarr. La caisse alimente Dolibarr en temps réel, qui à son tour alimente WooCommerce. Cette architecture trois-en-un offre une vue stock unifiée et un journal des ventes consolidé, indispensable pour un rapprochement bancaire serein. Pour les boutiques en zone à connexion intermittente, un mode offline-first sur la caisse (PWA cachée localement, synchronisation différée) évite la rupture commerciale lors des coupures internet ou électriques fréquentes en Afrique de l’Ouest.
Synchroniser les avis clients et les communications post-vente
Au-delà des transactions commerciales, la richesse de la relation client se trouve aussi dans les communications post-vente : avis sur le produit, demande SAV, réclamations. Le connecteur WooCommerce Sync peut être étendu pour récupérer les avis WooCommerce et les rattacher à la fiche client Dolibarr en tant qu’événements agenda. Le commercial qui ouvre la fiche d’un client voit ainsi instantanément les achats récents, les avis laissés, les tickets SAV ouverts, et adapte son discours en conséquence.
L’implémentation passe par un cron quotidien qui interroge l’endpoint /wp-json/wc/v3/products/reviews de WooCommerce et insère les nouveaux avis dans la table llx_actioncomm de Dolibarr avec le tiers correctement rapproché par e-mail. Côté demandes SAV, le plugin WooCommerce WPC Customer Service ou équivalent expose ses tickets en API REST : même mécanisme d’import journalier vers Dolibarr. La PME dispose enfin d’une vue 360° du client, indispensable pour le travail commercial avancé.
Reporting consolidé pour la direction
La consolidation des données WooCommerce et Dolibarr permet des analyses qu’aucun des deux outils seul ne pourrait produire. Exemple concret : comparer le panier moyen WooCommerce avec le ticket moyen des ventes en boutique physique enregistrées via Dolibarr Point of Sale, segmenter par jour de la semaine, par produit. Ces analyses se construisent dans Metabase ou Apache Superset connectés en lecture seule sur la base MariaDB de Dolibarr (qui contient déjà toutes les transactions WooCommerce après synchronisation).
Quelques tableaux de bord clés à mettre en place. Comparaison mensuelle CA en ligne vs CA boutique physique. Top 10 des produits les plus vendus en ligne, avec ventilation marge nette. Taux de retour produit par catégorie. Délai moyen entre commande WooCommerce et livraison effective. Coefficient de saisonnalité par mois. Ces indicateurs nourrissent la réunion mensuelle de direction et orientent les décisions de stock, de marketing et d’expansion.
Maintenance et tests de cohérence
Une synchronisation bidirectionnelle finit toujours par dériver après quelques mois d’usage. Les causes sont multiples : bug ponctuel du connecteur, modification manuelle non synchronisée d’un produit dans WooCommerce, désactivation accidentelle d’un plugin. Pour détecter et corriger ces dérives, mettre en place un script de réconciliation hebdomadaire qui compare l’état des produits entre les deux systèmes : noms, prix, stocks, références, statuts. Le script génère un rapport HTML envoyé par e-mail à l’admin avec la liste des divergences et des actions de correction proposées.
Pour les commandes, vérifier mensuellement que toutes les commandes WooCommerce du mois précédent sont bien présentes dans Dolibarr avec une facture associée et un statut de paiement cohérent. Les écarts révèlent généralement des webhooks perdus pendant une coupure de service ; le script propose une re-synchronisation manuelle des commandes orphelines.
Préparer la croissance multi-boutiques
Une PME qui réussit en ligne finit souvent par lancer une deuxième boutique WooCommerce, par exemple pour une marque secondaire ou un nouveau pays. L’architecture doit être pensée pour supporter ce scénario sans tout refondre. La règle : une instance Dolibarr centrale, plusieurs instances WooCommerce qui se synchronisent vers la même Dolibarr en utilisant un identifiant de boutique distinct. Chaque commande Dolibarr porte ainsi un attribut source-shop qui permet de ventiler les analyses par boutique tout en consolidant la comptabilité globale.
Cette architecture présente aussi l’avantage de mutualiser le stock physique si les boutiques partagent un dépôt commun, tout en cloisonnant les catalogues si nécessaire. La gestion des prix par boutique se fait via les segments de prix Dolibarr (déjà natifs), avec un mapping côté connecteur pour pousser le bon prix vers chaque boutique. Le tout reste maintenable jusqu’à cinq ou six boutiques avec une seule équipe technique, à condition de bien documenter les règles métier.
Performance des synchronisations en pic
Pendant les pics de promotion (soldes, Black Friday adaptation locale, promotions Tabaski), une boutique WooCommerce peut recevoir des centaines de commandes en une heure. La synchronisation naïve qui crée une commande Dolibarr pour chaque webhook entrant peut alors saturer le serveur et générer des timeouts en cascade. La parade : implémenter une file d’attente Redis ou base SQL côté Dolibarr qui découple la réception du webhook (réponse HTTP rapide à WooCommerce) du traitement effectif de la commande (traitement asynchrone par worker). Cette architecture absorbe sans broncher des pics de 1 000 commandes/heure.
Surveiller en parallèle l’occupation CPU et mémoire de Dolibarr pendant ces pics. Si l’instance approche les 90 % d’utilisation pendant plus de 30 minutes, prévoir une montée en gamme provisoire du VPS (Coolify supporte le redimensionnement à chaud sans interruption sur Hetzner). Mieux vaut payer 30 € supplémentaires pour le mois de la promotion que perdre des dizaines de commandes par lenteur du système.
Sécurité des API REST en production
Les clés API WooCommerce et les tokens Dolibarr donnent un accès quasi-total aux données commerciales et clients. Leur fuite est l’incident de sécurité le plus grave qu’une PME e-commerce puisse subir. Trois mesures impératives. Premièrement, restreindre les permissions des clés API au strict nécessaire — le compte de synchronisation n’a pas besoin d’accéder aux paramètres globaux ni aux extensions. Deuxièmement, journaliser tous les appels API entrants et alerter sur les comportements anormaux (pic de requêtes en milieu de nuit, IP inhabituelle, échecs d’authentification répétés). Troisièmement, faire tourner les clés API tous les six mois selon une procédure documentée qui évite la rupture de service.
Pour conclure, considérer cette synchronisation comme un système vivant qui demande revue et entretien continus. La pérennité ne tient pas à la qualité initiale du paramétrage mais à la rigueur opérationnelle dans la durée — réconciliations hebdomadaires, audits trimestriels, mises à jour testées en bac à sable, documentation maintenue. Une PME qui industrialise ces gestes simples transforme la chaîne WooCommerce-Dolibarr-Comptabilité en avantage compétitif structurel.
Pour aller plus loin
🔝 Retour à l’article principal : Dolibarr 23 ERP/CRM pour TPE-PME francophone. Tutoriels précédents : installation Coolify, module Mobile Money, factures FNE.
Dépôt officiel du module WooCommerce Sync : github.com/Dolibarr/dolibarr-modules-woocommerce. Documentation API REST WooCommerce : woocommerce.github.io/woocommerce-rest-api-docs. Spécification SYSCOHADA Révisé : ohada.org. Avec ces quatre tutoriels enchaînés, la TPE dispose d’une chaîne vente-facture-encaissement-comptabilité 100 % open source, conforme et intégrée bout-en-bout.
Pour pérenniser le système dans la durée, prévoir une revue annuelle de la cohérence entre catalogue Dolibarr et catalogue WooCommerce : les écarts naturels (modifications oubliées, photos non remplacées) finissent toujours par apparaître. Un script de comparaison qui liste les divergences et les soumet à validation manuelle évite la dérive silencieuse. Documenter aussi en interne la procédure de bascule en cas de panne de l’un des deux systèmes : si WooCommerce tombe, l’équipe doit savoir continuer la facturation en Dolibarr seul, et inversement, sans paniquer ni casser la cohérence finale.