Tutoriel : Excel pour la comptabilité de base

Pourquoi Excel est l’outil comptable idéal pour les PME sénégalaises

Au Sénégal, la majorité des petites entreprises, freelances et commerçants n’ont pas les moyens d’investir dans un logiciel comptable dédié (Sage, QuickBooks). Pourtant, la loi OHADA impose la tenue d’une comptabilité même simplifiée pour toute activité commerciale. Excel résout ce problème : gratuit avec Microsoft 365 en ligne, disponible partout, et suffisamment puissant pour gérer la comptabilité d’une entreprise réalisant jusqu’à 100 millions de FCFA de chiffré d’affaires annuel. Ce tutoriel vous montre comment créer un système comptable complet dans Excel, du journal de caisse au bilan simplifié.

Structurer votre classeur comptable

Architecture du fichier Excel

Créez un classeur avec les feuilles suivantes (clic droit sur l’onglet de feuille → Insérer une feuille) :

Nommer le fichier correctement

Utilisez une convention de nommage claire : Compta_[NomEntreprise]_2026.xlsx. Exemple : Compta_BoutiqueAmina_2026.xlsx. Créez un nouveau fichier chaque année et conservez les anciens comme archives.

Créer le journal comptable

Structure des colonnes

Le journal est la feuille principale. Configurez les colonnes suivantes à partir de la ligne 1 :

Configurer le format FCFA

1. Sélectionnez les colonnes F, G et H
2. Clic droit → Format de cellule → Nombre
3. Catégorie : Nombre → Décimales : 0 → Cochez « Utiliser le séparateur de milliers »
4. Ou utilisez un format personnalisé : #,##0 "FCFA"

Formule du solde cumulé

Dans la cellule H2, entrez la formule du premier solde :

=F2-G2

Dans H3 et les cellules suivantes :

=H2+F3-G3

Cette formule calcule automatiquement le solde cumulé : solde précédent + recette du jour – dépense du jour. Chaque nouvelle ligne met à jour le solde en temps réel.

Créer les listes déroulantes

Étape 1 : Dans la feuille « Catégories », listez vos catégories :

Étape 2 : Créez les listes déroulantes dans le journal :

1. Sélectionnez la plage D2:D1000 dans la feuille Journal
2. Données → Validation des données
3. Autoriser : Liste
4. Source : =Catégories!$A$1:$A$6 (ajustez la plage selon vos catégories)
5. Répétez pour la colonne E (Mode de paiement) avec =Catégories!$C$1:$C$7

Formules essentielles pour la comptabilité

Totaux de base

Formules conditionnelles (par catégorie)

Formules avancées utiles

Moyenne des ventes journalières :
=MOYENNE.SI(F2:F1000;">0")

Plus grosse vente :
=MAX(F2:F1000)

Plus grosse dépense :
=MAX(G2:G1000)

Nombre de transactions Wave :
=NB.SI(E2:E1000;"Wave")

Pourcentage recettes Wave :
=SOMME.SI(E2:E1000;"Wave";F2:F1000)/SOMME(F2:F1000)*100

Créer le tableau de bord mensuel

Structure de la feuille Tableau de bord

Dans la feuille « Tableau de bord », créez un résumé mensuel :

Formule des recettes de janvier (cellule B2 du tableau de bord) :

=SOMME.SI.ENS(Journal!F:F;Journal!A:A;">="&DATE(2026;1;1);Journal!A:A;"<="&DATE(2026;1;31))

Ajouter un graphique d'évolution

1. Sélectionnez le tableau mensuel (Mois + Recettes + Dépenses + Bénéfice)
2. Insertion → Graphique → Histogramme groupé
3. Clic droit sur la série Bénéfice → Modifier le type de graphique → Courbe avec marqueurs
4. Vous obtenez un graphique combiné : barres pour recettes/dépenses, courbe pour le bénéfice

Graphique de répartition des dépenses

1. Créez un mini-tableau : catégorie de dépense | montant total (avec SOMME.SI)
2. Sélectionnez ce tableau → Insertion → Graphique → Secteur (camembert)
3. Ajoutez les étiquettes de données avec pourcentages

Ce graphique vous montre immédiatement où part votre argent : loyer 35 %, stock 25 %, publicité 15 %, etc.

Suivi des factures et créances

Structure de la feuille Factures

Mise en forme conditionnelle pour les retards

1. Sélectionnez la colonne G (Statut)
2. Accueil → Mise en forme conditionnelle → Nouvelle règle
3. Règle 1 : si la cellule contient « En retard » → fond rouge
4. Règle 2 : si la cellule contient « En attente » → fond jaune
5. Règle 3 : si la cellule contient « Payée » → fond vert

Formule automatique du statut (cellule G2) :

=SI(H2<>"";"Payée";SI(AUJOURD'HUI()>F2;"En retard";"En attente"))

Cette formule vérifie : si la date de paiement est remplie → « Payée ». Sinon, si la date du jour dépasse l'échéance → « En retard ». Sinon → « En attente ».

Indicateurs de suivi

Total factures émises :
=SOMME(E2:E1000)

Total factures payées :
=SOMME.SI(G2:G1000;"Payée";E2:E1000)

Total créances en attente :
=SOMME.SI(G2:G1000;"En attente";E2:E1000)

Total impayés en retard :
=SOMME.SI(G2:G1000;"En retard";E2:E1000)

Taux de recouvrement :
=SOMME.SI(G2:G1000;"Payée";E2:E1000)/SOMME(E2:E1000)*100

Calcul de la TVA (si assujetti)

Au Sénégal, le taux de TVA standard est de 18 %. Si votre chiffré d'affaires dépasse les seuils d'assujettissement, vous devez collecter et reverser la TVA :

Créez un récapitulatif trimestriel avec les totaux de TVA collectée et déductible pour faciliter votre déclaration au Centre des Impôts.

Protéger votre fichier comptable

Verrouiller les formules

1. Sélectionnez les cellules de saisie (colonnes A à G) → Format de cellule → Protection → décochez « Verrouillée »
2. Les cellules de formule (colonne H, tableau de bord) restent verrouillées par défaut
3. Révision → Protéger la feuille → définissez un mot de passe
4. Résultat : vous pouvez saisir des données mais pas modifier accidentellement les formules

Sauvegardes automatiques

• OneDrive : enregistrez le fichier dans OneDrive pour une sauvegarde automatique en temps réel
• Google Drive : uploadez une copie hebdomadaire
• Clé USB : copie mensuelle sur support physique (important avec les coupures d'électricité fréquentes à Dakar)
• Convention : Compta_BoutiqueAmina_2026_backup_10avr.xlsx

Exemple complet : une semaine de comptabilité

Voici à quoi ressemble le journal d'une boutique de vêtements à Dakar :

Raccourcis Excel pour aller plus vite