Tutoriel : La gestion comptable de votre e-commerce

Pourquoi la comptabilité e-commerce est différente

Gérer la comptabilité d’un e-commerce au Sénégal n’est pas la même chose qu’une boutique physique. Vous avez des paiements mobiles (Wave, Orange Money), des commissions de passerelles, des frais de livraison, des retours produits, et potentiellement des ventes dans plusieurs pays. Sans un système organisé dès le début, vous perdez le contrôle rapidement.

Obligations légales au Sénégal

• NINEA : Numéro d’Identification Nationale des Entreprises et Associations — obligatoire pour facturer
• Registre de commerce : inscription au RCCM (Registre du Commerce et du Crédit Mobilier)
• TVA : taux normal de 18% au Sénégal. Obligatoire si CA annuel supérieur à 100 millions FCFA. En dessous, vous êtes au régime du réel simplifié ou de la contribution globale unique (CGU)
• Déclarations fiscales : mensuelles (TVA) ou annuelles selon votre régime
• Facturation : chaque vente doit générer une facture avec numéro séquentiel, date, coordonnées, détail des produits, montant HT/TTC

Organiser votre comptabilité dès le départ

Le plan comptable simplifié pour un e-commerce

Catégories de revenus :
- Ventes de produits (par catégorie si pertinent)
- Frais de livraison facturés aux clients
- Abonnements (si marketplace ou box)

Catégories de dépenses :
- Achat de marchandises / matières premières
- Frais de livraison (payés aux livreurs)
- Commissions passerelles de paiement (PayDunya ~3.5%, Wave ~1%)
- Hébergement web + domaine
- Plugins et outils (WooCommerce extensions, email marketing)
- Publicité (Facebook Ads, Google Ads)
- Emballage et packaging
- Téléphone et internet
- Frais bancaires
- Impôts et taxes
- Salaires (si employés)

Les flux financiers typiques

Exemple d'une vente à 25 000 FCFA :

Client paie 25 000 FCFA via Wave
  - Commission Wave (1%) : -250 FCFA
  = Vous recevez : 24 750 FCFA

Coût du produit : -8 000 FCFA
Emballage : -500 FCFA
Livraison (payée au livreur) : -1 500 FCFA
  = Marge brute : 14 750 FCFA (59%)

Charges mensuelles à répartir :
  Hébergement : -4 600 FCFA
  Publicité : -50 000 FCFA
  Internet : -15 000 FCFA
  Emailing (Brevo) : gratuit
  = Charges fixes mensuelles : ~69 600 FCFA

Pour couvrir les charges avec cette marge,
il faut environ 5 ventes/mois au minimum.

Outils de gestion comptable

Google Sheets (gratuit — recommandé pour débuter)

Pour les petits e-commerces (moins de 100 ventes/mois), un tableur bien structuré suffit :

Onglet 1 - VENTES :
| Date | N° Facture | Client | Produit | Qté | Prix unitaire | Total | Paiement | Statut |
| 15/03 | F-2026-001 | Awa D. | Robe wax M | 1 | 15 000 | 15 000 | Wave | Payé |
| 15/03 | F-2026-002 | Moussa S. | Sac cuir | 2 | 8 000 | 16 000 | OM | Payé |

Onglet 2 - DÉPENSES :
| Date | Catégorie | Description | Montant | Paiement | Justificatif |
| 01/03 | Hébergement | O2Switch mars | 4 600 | Carte | Facture |
| 05/03 | Pub | Facebook Ads | 25 000 | Wave | Capture |

Onglet 3 - TABLEAU DE BORD :
Chiffre d'affaires du mois : =SOMME(Ventes!G:G)
Dépenses du mois : =SOMME(Dépenses!D:D)
Bénéfice brut : CA - Dépenses
Nombre de ventes : =NB.SI(...)
Panier moyen : CA / nombre de ventes

Wave Accounting (gratuit)

Logiciel de comptabilité en ligne gratuit (attention : c’est Wave Accounting, pas Wave le paiement mobile sénégalais) :

• Création de factures professionnelles
• Suivi des dépenses par catégorie
• Rapports financiers automatiques (bilan, compte de résultat)
• Gestion de plusieurs devises
• Gratuit sans limitation

Sage Comptabilité (pour les entreprises formelles)

• Référence en comptabilité en Afrique de l’Ouest
• Conforme au plan comptable SYSCOHADA (système comptable ouest-africain)
• Adapté si vous travaillez avec un comptable
• Payant : prévoir un budget conséquent

Automatiser la comptabilité avec WooCommerce

Factures automatiques

Le plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (gratuit) génère automatiquement une facture PDF pour chaque commande :

• Facture envoyée par email avec la confirmation de commande
• Numérotation séquentielle automatique
• Personnalisation : logo, coordonnées, mentions légales, NINEA
• Bon de livraison imprimable pour le livreur

/* Personnaliser les factures WooCommerce
   WooCommerce > PDF Invoices > Réglages :

   En-tête de facture :
   Votre Entreprise SARL
   NINEA : XXXXXXXXX
   RCCM : SN DKR XXXX XXXXX
   Adresse : Mermoz, Dakar, Sénégal
   Tél : +221 77 XXX XX XX
   Email : contact@votresite.sn

   Pied de facture :
   "Paiement accepté par Wave, Orange Money et carte bancaire.
    Conditions de retour : 7 jours après réception.
    TVA non applicable - Article XXX CGI Sénégal." */

Export comptable

Exportez vos données WooCommerce pour votre comptable :

• WooCommerce > Rapports : chiffré d’affaires par période, par produit, par catégorie
• Export CSV : WooCommerce > Commandes > Exporter — télécharge toutes les commandes en CSV
• Plugin WP All Export : exports personnalisés avec les champs de votre choix

Gérer les paiements mobiles

Le suivi des paiements Wave et Orange Money est le défi principal au Sénégal :

• Réconciliation : chaque jour, comparez les paiements reçus (historique Wave/OM) avec les commandes WooCommerce
• Captures d’écran : demandez systématiquement une capturé d’écran de paiement aux clients
• Compte dédié : ayez un numéro Wave/OM séparé pour l’activité (pas votre compte personnel)
• Retrait régulier : transférez les fonds vers votre compte bancaire professionnel chaque semaine

Indicateurs financiers à suivre

Travailler avec un comptable

• Quand : dès que votre CA dépasse 1 million FCFA/mois ou que vous embauchez
• Coût : 50 000 à 150 000 FCFA/mois selon la complexité
• Ce qu’il fait : déclarations fiscales, bilan annuel, conseil fiscal, conformité SYSCOHADA
• Ce que vous préparez : export CSV des ventes, relevés Wave/OM/banque, factures fournisseurs, justificatifs de dépenses
• Conseil : choisissez un comptable qui comprend le e-commerce et les paiements mobiles

Checklist comptable mensuelle

• Réconcilier les paiements Wave/OM avec les commandes WooCommerce
• Enregistrer toutes les dépenses avec justificatifs
• Exporter les ventes du mois en CSV
• Calculer le CA, la marge brute et la marge nette
• Vérifier les commissions des passerelles de paiement
• Préparer la déclaration de TVA (si applicable)
• Transférer les fonds Wave/OM vers le compte bancaire
• Archiver les factures clients et fournisseurs
• Analyser les KPIs et ajuster les dépenses pub si nécessaire