Microsoft Word : l’outil bureautique incontournable
Word est le logiciel de traitement de texte le plus utilise au Senegal et dans le monde. CV, lettres de motivation, rapports, contrats, memoires universitaires, factures — tout passe par Word. Maitriser Word, c’est gagner en productivite et en professionnalisme dans tous les domaines.
L’interface de Word
Le ruban : La barre d’outils en haut est organisee en onglets :
| Onglet | Fonctions principales |
|---|---|
| Accueil | Police, taille, gras/italique, couleur, alignement, styles, puces, copier/coller |
| Insertion | Page de garde, tableau, image, formes, graphique, lien, en-tete/pied de page, numero de page |
| Mise en page | Marges, orientation, taille papier, colonnes, sauts de page/section |
| References | Table des matieres, notes de bas de page, citations, bibliographie |
| Publipostage | Fusion et publipostage (lettres en serie) |
| Revision | Orthographe, commentaires, suivi des modifications, comparer |
| Affichage | Mode lecture, plan, grille, zoom, volet de navigation |
Mise en forme du texte
Police et taille :
- Polices recommandees pour les documents professionnels : Calibri (defaut), Arial, Times New Roman, Garamond
- Taille standard : 11 ou 12 pt pour le corps de texte, 14-16 pt pour les titres
- Raccourcis : Ctrl+B (gras), Ctrl+I (italique), Ctrl+U (souligne)
Espacement et interlignes :
- Interligne 1,15 ou 1,5 pour les documents courants (Ctrl+1 pour simple, Ctrl+2 pour double)
- Espacement avant/apres paragraphe : Mise en page → Espacement → 6pt avant, 6pt apres
- Ne jamais utiliser des Entree multiples pour creer de l’espace — utilisez l’espacement de paragraphe
Alignement :
| Raccourci | Alignement | Usage |
|---|---|---|
| Ctrl+L | Gauche | Texte courant (defaut) |
| Ctrl+E | Centre | Titres, en-tetes |
| Ctrl+R | Droite | Date, signatures |
| Ctrl+J | Justifie | Rapports, memoires (texte aligne des deux cotes) |
Les styles : la fonctionnalite la plus importante
Les styles sont des mises en forme predefinies que vous appliquez en un clic. Ils sont essentiels pour :
- Garder une mise en forme coherente dans tout le document
- Generer automatiquement la table des matieres
- Naviguer rapidement dans un long document (volet de navigation)
- Modifier toutes les occurrences d’un style en une fois
Comment utiliser les styles :
- Selectionnez votre texte
- Onglet Accueil → galerie de styles (Titre 1, Titre 2, Titre 3, Normal, Citation…)
- Ou raccourcis : Ctrl+Alt+1 (Titre 1), Ctrl+Alt+2 (Titre 2), Ctrl+Alt+3 (Titre 3)
Modifier un style :
- Clic droit sur le style dans la galerie → Modifier
- Changez la police, taille, couleur, espacement
- Cochez « Nouveaux documents bases sur ce modele » pour que le changement soit permanent
- Tous les textes utilisant ce style se mettent a jour instantanement
Tableaux dans Word
Inserer un tableau : Insertion → Tableau → selectionnez le nombre de lignes/colonnes.
Mise en forme rapide : Cliquez dans le tableau → onglet Creation du tableau → choisissez un style predifini.
Astuces tableaux :
- Ajouter une ligne : Placez le curseur a la fin de la derniere ligne et appuyez Tab
- Fusionner des cellules : Selectionnez les cellules → clic droit → Fusionner
- Trier un tableau : Cliquez dans le tableau → Disposition → Trier
- Convertir texte en tableau : Selectionnez le texte tabule → Insertion → Tableau → Convertir le texte en tableau
- Formules dans un tableau Word : Disposition → Formule → ex: =SUM(ABOVE) pour additionner les cellules au-dessus
Images et elements graphiques
Inserer une image : Insertion → Images → depuis l’ordinateur ou en ligne.
Habillage du texte : Cliquez sur l’image → icone d’habillage (ou Format → Habillage) :
| Mode | Comportement | Usage |
|---|---|---|
| Aligne sur le texte | L’image se comporte comme un caractere | Petites icones dans le texte |
| Carre | Le texte entoure l’image en carre | Photo a cote d’un paragraphe |
| Rapproche | Le texte epouse les contours de l’image | Images detourees |
| Devant le texte | L’image flotte au-dessus du texte | Logos, decorations |
| Derriere le texte | L’image est en arriere-plan | Filigrane, fond decoratif |
En-tetes, pieds de page et numeros
En-tete/pied de page :
- Insertion → En-tete (ou Pied de page) → choisissez un modele ou « Modifier »
- Tapez votre texte (nom de l’entreprise, titre du document)
- Inserez le logo dans l’en-tete pour qu’il apparaisse sur chaque page
- Double-cliquez en dehors pour fermer
Numerotation des pages :
- Insertion → Numero de page → choisissez la position (bas de page, centre ou droite)
- Pour commencer la numerotation a la page 2 (pas la page de garde) : Insertion → Numero de page → Format → Debut a 0, puis En-tete/pied de page → cochez « Premiere page differente »
Table des matieres automatique
Prerequis : avoir utilise les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 dans votre document.
- Placez le curseur ou vous voulez la table des matieres
- References → Table des matieres → choisissez un modele automatique
- La table est generee avec les numeros de page
- Pour mettre a jour apres des modifications : clic droit sur la table → Mettre a jour les champs → « Mettre a jour toute la table »
Sauts de page et sauts de section
Saut de page : Ctrl+Entree — commence une nouvelle page sans taper des Entree jusqu’en bas.
Sauts de section : Mise en page → Sauts de page → Section (page suivante, continue, page paire, page impaire).
Pourquoi les sections sont essentielles :
- Avoir une page en paysage au milieu d’un document en portrait (pour un grand tableau)
- Avoir des en-tetes/pieds de page differents selon les sections
- Commencer la numerotation a une page specifique
- Avoir des marges differentes pour une section
Modeles de documents (.dotx)
Creez un modele pour ne pas refaire la mise en page a chaque nouveau document :
- Creer votre document type (en-tete avec logo, styles personnalises, pied de page, marges)
- Fichier → Enregistrer sous → Type : Modele Word (.dotx)
- Le modele est sauvegarde dans le dossier des modeles personnels
- Pour l’utiliser : Fichier → Nouveau → Personnel → selectionnez votre modele
Modeles utiles a creer :
- Lettre a en-tete de votre entreprise
- Facture (en-tete + tableau + mentions legales)
- Rapport mensuel (page de garde + table des matieres + structure)
- Compte-rendu de reunion (date, participants, ordre du jour, decisions, actions)
- Contrat type (clauses standard preformulees)
Revision et collaboration
Suivi des modifications :
- Revision → Suivi des modifications → activez le suivi
- Chaque modification apparait en couleur avec le nom de l’auteur
- Acceptez ou refusez chaque modification : Revision → Accepter / Refuser
- « Accepter toutes les modifications » quand la revision est terminee
Commentaires :
- Selectionnez du texte → Revision → Nouveau commentaire (ou Ctrl+Alt+M)
- Le commentaire apparait en marge
- Repondez aux commentaires pour creer un fil de discussion
- Resolvez les commentaires traites (clic droit → Resoudre)
Comparer deux versions :
- Revision → Comparer → selectionnez le document original et le document revise
- Word genere un troisieme document montrant toutes les differences
- Ideal quand quelqu’un vous renvoie un document modifie sans suivi des modifications
Raccourcis clavier essentiels
| Raccourci | Action |
|---|---|
| Ctrl+S | Enregistrer |
| Ctrl+Z | Annuler |
| Ctrl+Y | Retablir |
| Ctrl+B | Gras |
| Ctrl+I | Italique |
| Ctrl+U | Souligne |
| Ctrl+Entree | Saut de page |
| Ctrl+Shift+V | Coller sans mise en forme |
| Ctrl+Alt+1/2/3 | Appliquer Titre 1/2/3 |
| Ctrl+E | Centrer |
| Ctrl+J | Justifier |
| Ctrl+F | Rechercher |
| Ctrl+H | Rechercher et remplacer |
| F7 | Verification orthographique |
| Ctrl+A | Tout selectionner |
| Ctrl+Home | Aller au debut du document |
| Ctrl+End | Aller a la fin du document |
Export et partage
Export PDF : Fichier → Enregistrer sous → Type : PDF. Toujours envoyer les documents definitifs en PDF (pas en .docx) pour eviter les modifications non autorisees.
Compatibilite :
- Enregistrez en .docx (pas .doc) pour la compatibilite moderne
- Si le destinataire n’a pas Word : envoyez en PDF
- Pour collaborer : partagez via OneDrive ou convertissez en Google Docs
Erreurs courantes a eviter
- Utiliser Entree pour creer de l’espace : Utilisez l’espacement de paragraphe ou les sauts de page
- Mettre en forme manuellement chaque titre : Utilisez les styles — c’est plus rapide et coherent
- Tabulations multiples pour aligner : Utilisez les taquets de tabulation (regle) ou les tableaux invisibles
- Copier-coller depuis un site web sans nettoyer : Ctrl+Shift+V pour coller sans mise en forme
- Envoyer le .docx au lieu du PDF : Le destinataire peut modifier votre document par erreur ou voir le suivi des modifications
- Ne pas sauvegarder regulierement : Ctrl+S toutes les 5 minutes ou activez l’enregistrement automatique (OneDrive)
