Ce que vous saurez faire à la fin

Configurer Claude pour devenir votre assistant rédactionnel personnel.
Rédiger emails pro, comptes-rendus, notes de service en 70 % moins de temps.
Adapter le ton (chaleureux, ferme, formel) selon le contexte.
Maîtriser 8 prompts types pour la communication écrite quotidienne.
Garder votre voix authentique malgré l’aide de l’IA.

Durée : 1 jour de mise en place puis usage quotidien. Pré-requis : compte Claude (Free OK pour démarrer, Pro à 20 USD/mois pour usage intensif), corpus de 5-10 vos écrits pour calibrer la voix, ordinateur avec navigateur récent.

Étape 1 — Configurer Claude avec votre voix

Dans Claude.ai > Projects > New Project « Comm Pro – Mon assistant ». Custom Instructions :

Tu es mon assistant de rédaction professionnelle.
Voici ma voix :
- Phrases < 18 mots, paragraphes < 4 lignes
- Ton chaleureux mais professionnel, jamais familier
- Voix active 90 % du temps
- Verbes d'action plutôt que noms abstraits
- Pas de "je vous remercie par avance" (cliché)
- Jamais d'expression "n'hésitez pas à"
- Signature : "Bien cordialement, [Mon Prénom]"

Mes interlocuteurs principaux :
- Dirigeants PME au Sénégal (FCFA, références locales)
- Partenaires institutionnels (BCEAO, ministères)
- Équipe interne (10 personnes, ton plus direct)

Quand je te demande un email :
1. Donne 3 versions courtes (3 paragraphes max)
2. Variant : 1 plus chaleureuse, 1 standard, 1 plus directive
3. Précise toujours objet de l'email + niveau d'urgence suggéré

Quand tu rédiges :
- Aucune émoji sauf si je le demande
- Pas de "j'espère que ce mail vous trouve bien"
- Va à l'essentiel dans les 2 premières phrases

Étape 2 — Apprendre à briefer Claude en 5 lignes

Structure efficace :

CONTEXTE   : qui je suis, à qui j'écris, quel est mon rôle
OBJECTIF   : qu'est-ce que je veux que le destinataire fasse
HISTORIQUE : 1-2 lignes de contexte pertinent
TON        : chaleureux / ferme / urgent / neutre
CONTRAINTES : longueur, deadline mentionnée, pj à mentionner

Étape 3 — Prompt 1 : Email de relance commerciale

Contexte : J'ai envoyé un devis il y a 14 jours à M. Niang (DG d'une PME 50 salariés)
pour notre prestation de transformation digitale (12 M FCFA, 3 mois).
Sans réponse depuis.
Objectif : obtenir un retour, soit décision soit explication des freins.
Ton : ferme mais respectueux, pas de pression agressive.
Contrainte : 100 mots max, propose 1 créneau de call.

Étape 4 — Prompt 2 : Compte-rendu de réunion

Voici mes notes brutes d'une réunion de 1h ce matin avec l'équipe marketing :
[colle tes notes pell-mell]

Rédige un compte-rendu structuré :
1. En-tête : date, présents, objet
2. Décisions prises (max 5, en bullets)
3. Actions à mener avec owner et deadline (tableau)
4. Sujets reportés à la prochaine réunion
5. Prochaine réunion (date à confirmer)

Format markdown, concis, factuel uniquement (pas d'opinion).

Étape 5 — Prompt 3 : Note de service interne

Rédige une note de service à toute l'équipe (40 collaborateurs) annonçant :
- Nouvelle politique de télétravail : 2 jours / semaine maximum (lundi + vendredi)
- En vigueur dès le 1er mai 2026
- Les exceptions (jeunes parents, urgence médicale) doivent être validées par RH
- Dispositif d'accompagnement : équipement et abonnement internet pris en charge

Ton : factuel et bienveillant, ne pas mettre en colère sans raison.
Longueur : 250 mots max.
Format : objet + corps avec H2 sections + signature DRH.

Étape 6 — Prompt 4 : Réponse à une réclamation client

Un client (M. Diop, 5 ans d'ancienneté chez nous) nous reproche par email :
"Votre dernière facture de mars contient 2 erreurs : double facturation
de la formation (déjà payée en février) et oubli de la remise fidélité 10 %.
J'attends une régularisation rapide."

Rédige ma réponse :
- Je reconnais l'erreur (vraie : on a vérifié)
- J'envoie une nouvelle facture corrigée en pièce jointe
- Je propose un geste commercial (réduction supplémentaire 5 % sur prochaine commande)
- Je m'excuse sans verser dans l'auto-flagellation
- Ton : ferme, pro, humain, pas larmoyant
- Longueur : 150 mots max

Étape 7 — Prompt 5 : Email de pitch à froid

Je veux contacter le DG d'une banque locale (M. Ndiaye, BICIS) pour proposer
nos services de cybersécurité PME. Nous n'avons jamais échangé.

Mon contexte :
- 8 ans d'expertise cyber, 50 clients PME au Sénégal
- Spécialisé conformité loi 2008-12 et CDP
- Prochain événement : conférence cybersec Dakar le 15 mai

Objectif : décrocher un café de 30 min, pas vendre tout de suite.
Ton : court, direct, valeur d'abord (apporter une info utile).
Ouverture : pas de "j'espère que vous allez bien", démarrer par leur enjeu.
Longueur : 90 mots max.

Étape 8 — Prompt 6 : Article LinkedIn de 1500 caractères

Rédige un post LinkedIn de 1500 caractères max sur :
"Pourquoi 70 % des PME sénégalaises échouent leur première digitalisation"

Structure :
- Ligne 1 : accroche choc (la seule visible avant "Voir plus")
- 5-7 puces avec les vraies raisons (ne sois pas générique)
- Conclusion : 1 enseignement clé
- Question pour engager les commentaires

Ton : expert mais accessible, ni langue de bois ni provocateur.
Inclure 2 statistiques crédibles (à vérifier après).
3 hashtags pertinents en fin.

Étape 9 — Prompt 7 : Discours pour conférence

Je dois donner une keynote de 20 min à un événement entrepreneurs.
Sujet : "Construire une PME résiliente face aux 5 risques majeurs en Afrique de l'Ouest"
Public : 200 dirigeants TPE/PME 30-55 ans
Lieu : CICES Dakar, 15 mai 2026

Rédige le plan détaillé + texte des 5 grandes parties :
1. Hook (2 min) : anecdote + chiffre choquant
2. Risque 1 (3 min) : quel est-il, comment le mitiger, exemple
3-5. Idem pour les 4 autres risques (3 min chaque)
6. Conclusion (2 min) : 3 actions concrètes à faire dès lundi
7. Q&R (3 min)

Ton : énergique, oratoire, alterner stats + storytelling.
Inclure 3 phrases punchy à reprendre en sound bites.

Étape 10 — Prompt 8 : Documentation technique pour collègue

Rédige un guide pas-à-pas pour mes collègues (15 personnes, niveau intermédiaire)
expliquant comment configurer leur Outlook avec MFA Microsoft Authenticator.

Format :
- Pré-requis (10 mots)
- 8 étapes numérotées maximum
- Capture d'écran à insérer (j'ajoute après) - mention "[CAPTURE]"
- 3 erreurs courantes et solutions
- Qui contacter en cas de blocage

Style : impératif, court, sans jargon ni anglicismes inutiles.
Longueur cible : 400 mots.

Étape 11 — Reformuler vers un ton spécifique

Workflow typique :

Vous écrivez la première version brute (10 minutes)
Vous la collez à Claude avec : « Reformule pour rendre plus [ferme / chaleureux / concis / formel] »
Comparez les 2 versions, gardez les meilleures phrases de chaque
Polissage final manuel (1-2 min)

Économie : 50-70 % du temps d’écriture, qualité supérieure.

Étape 12 — Détecter les tournures « trop IA »

Marqueurs à éviter :

« Plongeons dans… » / « Explorons ensemble… »
« Il est important de noter que… » (de la fluff)
« Dans le paysage actuel de… »
« Multifactoriel », « holistique », « synergique »
Adverbes lourds : « véritablement », « particulièrement », « éminemment »
Tirets cadratins partout
Listes de 7 items qui auraient pu être 3

Demandez à Claude : « Réécris en supprimant tout adverbe inutile et toute formule générique. »

Étape 13 — Garder votre voix authentique

Règles à appliquer :

Ne publiez jamais sans relire à voix haute
Réécrivez systématiquement la 1ère et la dernière phrase de votre main
Injectez 1 anecdote ou exemple personnel par texte long
Conservez vos tics de langage signature (mots récurrents, formules)
Demandez à Claude des options, pas une réponse fermée : choisissez ce qui vous ressemble

Étape 14 — Construire votre bibliothèque de prompts

Sur Notion ou Google Doc, capitalisez :

/Mes prompts comm pro
  /01-Emails clients (relance, devis, réponse)
  /02-Notes internes (service, équipe)
  /03-Réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, FB)
  /04-Présentations (slides, pitch)
  /05-Documentation (mode opératoire, FAQ)
  /06-Reformulations (ton, longueur)

Pour chaque prompt : version testée, exemple d’output réussi, notes d’amélioration.

Erreurs à éviter avec Claude pour la communication

Coller-publier sans relire : chaque texte doit être ré-approprié.
Mêmes prompts pour tous les contextes : calibrez par destinataire.
Données confidentielles dans le prompt : pseudonymisez avant.
Trop long : Claude peut faire 2000 mots, mais 200 mots bien écrits convertissent mieux.
Perdre votre style : à force d’utiliser Claude, on s’uniformise. Réécrivez 30 % à la main minimum.

Checklist communication écrite avec Claude

✓ Project Claude créé avec votre voix calibrée
✓ Structure de brief en 5 lignes maîtrisée
✓ 8 prompts types testés (email, CR, note, réponse, pitch, post, discours, doc)
✓ Workflow reformulation par ton documenté
✓ Liste de tournures "IA" à éliminer
✓ Bibliothèque de prompts capitalisée
✓ Règle : relire à voix haute avant envoi
✓ Pseudonymisation des données sensibles
✓ 30 % réécrit à la main pour authenticité
✓ Mesure du temps gagné mensuel

Claude IA pour améliorer sa communication écrite professionnelle