Craft Docs : alternative premium à Notion pour entrepreneurs

Ce que vous saurez faire

Craft Docs est une application de prise de notes et de rédaction de documents lancée en 2021, conçue comme une alternative haut de gamme à Notion. Alors que Notion mise sur la modularité à tout prix, Craft privilégie la beauté typographique, la vitesse native et une exportation parfaite en PDF, Word ou HTML. Pour un entrepreneur dakarois qui prépare des propositions commerciales, rédige des livrables clients, ou documente ses procédures internes, Craft offre un rendu professionnel immédiat sans avoir à manipuler de CSS ni de thèmes complexes.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à installer Craft sur macOS, iPad ou Windows, à créer votre premier espace et votre structure de documents, à exploiter les blocs visuels avancés (cartes, galeries, tableaux, code), à collaborer avec vos équipes et à publier un document sous forme de mini-site web. Craft est proposé en version gratuite limitée (1 000 blocs, 10 documents partagés), puis en abonnement Pro à environ 5 000 FCFA par mois ou Business à 10 000 FCFA par utilisateur et par mois. À la fin de ce guide, vous disposerez d’un système documentaire élégant, adapté aux attentes visuelles d’une clientèle internationale et exportable dans tous les formats professionnels.

Étape 1 : Téléchargez et installez Craft Docs

Rendez-vous sur craft.do depuis votre navigateur. Cliquez sur le bouton « Get Started » en haut à droite. Le site propose les téléchargements natifs pour macOS, iOS, iPadOS, Windows et Android. Sur Windows 10 ou 11, téléchargez l’installateur Craft-Setup.exe (environ 120 Mo). Exécutez-le avec les droits administrateur. L’application s’installe dans C:\Users\VotreNom\AppData\Local\Programs\Craft. Sur Mac, ouvrez le .dmg et glissez Craft dans le dossier Applications.

Étape 2 : Créez votre compte et configurez votre profil

Au premier lancement, cliquez sur « Sign up ». Saisissez votre email professionnel, créez un mot de passe de 12 caractères minimum avec majuscules, chiffres et symboles. Cochez « I agree to the Terms », puis validez. Un email de confirmation arrive dans les secondes qui suivent : cliquez sur le lien. De retour dans l’app, complétez votre profil : nom complet, photo (carré 400×400 pixels recommandé), fonction (« CEO », « Consultant », « Freelance designer »).

Étape 3 : Créez votre premier Space de travail

Dans Craft, un Space est équivalent à un coffre-fort de projets. Cliquez sur l’icône + en haut à gauche dans la barre latérale. Choisissez « New Space ». Nommez-le selon votre activité : Cabinet-Conseil, Agence-Web, ou Direction-Generale. Sélectionnez une icône parmi les emojis proposés (🏢 pour un bureau, 📊 pour du consulting). Choisissez une couleur d’accent dans la palette : bleu nuit pour un rendu corporate, vert olive pour une agence créative. Validez avec « Create ».

Étape 4 : Structurez votre arborescence documentaire

Dans votre Space, créez des documents racines qui serviront de dossiers parents. Cliquez sur + à côté du nom du Space. Nommez le premier document Clients, le second Operations-Internes, le troisième Propositions-Commerciales, le quatrième Ressources. Ouvrez Clients, puis à l’intérieur créez un sous-document par client : ACME-SARL, Societe-Mimran, Sonatel. Cette hiérarchie imbriquée est la signature de Craft : chaque document est à la fois une page et un conteneur.

Étape 5 : Maîtrisez les blocs de texte et le slash menu

Ouvrez un nouveau document vide. Tapez le signe / (slash) : un menu apparaît avec tous les types de blocs disponibles. Essayez successivement : H1 pour un titre principal, H2 pour une sous-section, Bullet list pour une liste à puces, Toggle pour un bloc repliable, Quote pour une citation en exergue, Code pour un bloc de code. Le raccourci Cmd+Shift+1 (ou Ctrl+Shift+1 sur Windows) applique directement le style H1. Familiarisez-vous avec ces raccourcis : ils font la différence en productivité.

Étape 6 : Insérez des cartes et des sous-pages visuelles

Dans votre document principal Clients, tapez /. Choisissez « Card » ou « Subpage ». Une carte rectangulaire apparaît avec une icône modifiable, un titre et un sous-titre. Cliquez dessus pour l’ouvrir : vous entrez dans un sous-document. Revenez avec le bouton retour. Vous pouvez transformer n’importe quelle ligne de texte en carte via le menu « Turn into ». Cet agencement visuel remplace avantageusement les dossiers classiques.

Étape 7 : Exploitez les galeries d’images et les tableaux

Pour une proposition commerciale, insérez une galerie : tapez /, choisissez « Image Gallery ». Glissez-déposez 4 à 6 images (photos du projet, captures d’écran, illustrations). Craft organise automatiquement en grille 2×3 ou 3×2 selon le nombre. Pour un tableau comparatif de prestations, tapez /table, définissez 4 colonnes (Prestation, Description, Délai, Tarif FCFA) et autant de lignes que nécessaire. Remplissez : Audit SEO, Analyse technique complète, 5 jours, 350 000 FCFA.

Étape 8 : Ajoutez des blocs interactifs (checklists, dates, mentions)

Craft gère les listes de tâches : tapez /todo pour insérer une case à cocher. Associez une date d’échéance en tapant @ puis « Apr 30 ». Pour mentionner un collaborateur, tapez @ suivi de son prénom : Craft propose une liste. La mention génère une notification côté destinataire et un lien cliquable vers son profil. Utilisez ces blocs pour transformer une simple note en document vivant avec engagements datés.

Étape 9 : Invitez des collaborateurs sur un document

Ouvrez le document à partager. Cliquez sur l’icône « Share » en haut à droite (avatar avec flèche). Dans la boîte qui s’ouvre, saisissez l’email de votre collaborateur : amina@votrepme.sn. Choisissez le niveau de permission : « Can edit » pour modification complète, « Can comment » pour annotations uniquement, « Can view » pour consultation. Cliquez sur « Invite ». Votre collaborateur reçoit un email avec un lien. S’il n’a pas Craft, il peut ouvrir le document dans un navigateur web.

Étape 10 : Publiez un document comme mini-site web

Craft propose une fonction unique : transformer un document en page web publique avec URL personnalisée. Ouvrez le document, cliquez sur les trois points en haut à droite, choisissez « Share to web ». Activez « Public link ». Craft génère une URL du type craft.me/xxxxx. Personnalisez-la dans Options : craft.me/votrenom/proposition-acme. Choisissez un thème visuel (Clean, Magazine, Elegant). Activez « Password protection » si besoin : saisissez un code à 8 chiffres. Partagez le lien avec votre client.

Étape 11 : Exportez en PDF, Word ou Markdown

Pour livrer un document en format fermé, ouvrez-le. Cliquez sur les trois points, choisissez « Export ». Quatre formats sont proposés : PDF, Word (.docx), Markdown (.md), Text (.txt). Pour un livrable client facturable, préférez le PDF : Craft conserve la typographie Inter (par défaut) et l’alignement parfait des images. Le PDF généré fait en général 60 à 70 % du poids d’un export Notion équivalent, tout en étant plus lisible.

Étape 12 : Utilisez les Actions pour automatiser les tâches répétitives

Dans Craft, les Actions sont des raccourcis pour transformer rapidement un contenu. Sélectionnez un paragraphe, faites un clic droit. Parmi les options : « Improve writing » (amélioration du style via l’IA intégrée), « Make shorter », « Translate to English ». L’IA est incluse dans l’abonnement Pro à 5 000 FCFA/mois. Pour un entrepreneur francophone qui prépare un deck pour un investisseur anglo-saxon, la traduction automatique avec conservation du ton est un gain de temps majeur.

Étape 13 : Synchronisez entre Mac, iPad et Windows

Craft utilise son propre cloud (Craft Sync). Connectez-vous avec le même compte sur tous vos appareils. Les modifications se propagent en moins de 2 secondes. Sur iPad, l’application supporte l’Apple Pencil : vous pouvez annoter manuscritement un document existant. Les annotations sont vectorielles et zoomables. Pour un commercial en déplacement entre Dakar, Thiès et Saint-Louis, cette continuité multi-écrans est précieuse lors des rendez-vous clients.

Étape 14 : Gérez les versions et la corbeille

Chaque document conserve un historique de versions. Ouvrez un document, cliquez sur les trois points, « Version history ». Une frise chronologique liste les états successifs par jour. Cliquez sur une date pour prévisualiser, puis « Restore » pour revenir à cet état. Les documents supprimés vont dans la corbeille pendant 30 jours : accessible via « Trash » dans la barre latérale. Au-delà, la suppression est définitive. Pour sécuriser un livrable critique, dupliquez-le manuellement sous un nom daté : Proposition-ACME-2026-04-23.

Erreurs fréquentes

• Dépasser les 1 000 blocs en version gratuite : sans avertissement fort, vous êtes bloqué en écriture. Surveillez le compteur dans Settings > Billing, ou passez à Pro dès que vous dépassez 500 blocs.
• Négliger la hiérarchie des documents : Craft étant très visuel, on empile vite des cartes au même niveau. Imposez 3 niveaux maximum (Space > Client > Projet) pour rester navigable.
• Publier un document sans password protection : une proposition commerciale publique peut être indexée par Google. Activez toujours un mot de passe, ou limitez à un lien secret court.
• Confondre Space et Document : un Space ne s’exporte pas en un fichier. Seuls les documents individuels s’exportent en PDF. Pensez votre découpage en conséquence.
• Oublier de se déconnecter sur un appareil partagé : Craft reste connecté indéfiniment. Sur un PC de coworking, utilisez « Sign out » dans Settings avant de partir.
• Supposer que l’IA comprend le wolof : l’IA de Craft est optimisée pour l’anglais et le français. Les textes en wolof ou pulaar ne sont pas correctement améliorés. Rédigez-les sans utiliser les Actions IA.

Checklist finale

• Craft installé sur au moins deux appareils (desktop + mobile) avec compte vérifié
• Au moins un Space créé avec icône et couleur d’accent personnalisées
• Arborescence à 3 niveaux en place : Space > Catégorie > Projet
• Maîtrise du slash menu et des principaux raccourcis clavier
• Premier document avec cartes, galerie et tableau inséré
• Un collaborateur invité avec permissions ajustées
• Un document publié en lien public avec mot de passe
• Export PDF testé et rendu validé sur une proposition commerciale
• Actions IA essayées pour améliorer ou traduire un paragraphe
• Synchronisation multi-appareils vérifiée (modification testée entre desktop et mobile)
• Historique de versions consulté au moins une fois
• Décision prise sur l’abonnement (gratuit, Pro à 5 000 FCFA ou Business à 10 000 FCFA)