Ce que vous saurez faire
A la fin de ce tutoriel, vous maitriserez le cycle complet des achats dans une PME senegalaise : depuis l'expression du besoin par un service jusqu'au reglement du fournisseur, en passant par la demande d'achat, le bon de commande, la reception, le controle qualite, la facturation, le bon a payer, le rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture (le fameux three-way matching), et le reglement final. Vous saurez aussi mettre en place une separation des taches conforme aux exigences OHADA pour eviter la fraude interne, retrouver les pieces justificatives en cas de controle DGID, negocier des conditions de paiement avec vos fournisseurs, et calculer le cout reel d'un achat. Tous les exemples chiffres sont en FCFA et adaptes a une PME implantee a Dakar, Saint-Louis ou Ziguinchor.
Pourquoi structurer le cycle achats
Dans une PME africaine de 5 a 50 salaries, les achats representent souvent entre 50 et 70 % du chiffre d'affaires. Sur un CA de 200 000 000 FCFA, les achats peuvent peser 130 000 000 FCFA. Une mauvaise organisation cause trois pertes : surcouts d'environ 5 a 8 % par achats impulsifs ou prix mal negocies, fraudes internes (factures fictives ou surfacturation par un employe complice), et redressements fiscaux pour TVA mal recuperee. Une procedure ecrite et appliquee fait economiser entre 6 000 000 et 10 000 000 FCFA par an a une PME de cette taille.
Etape 1 : la demande d'achat (DA)
Le service demandeur (production, magasin, administration) remplit un formulaire DA mentionnant : date, service, designation precise du besoin, quantite, qualite attendue, urgence, justification, signature du chef de service. Exemple : le service production demande 50 sacs de ciment Sococim CPA 32,5 a 4 200 FCFA, soit budget previsionnel de 210 000 FCFA. La DA est numerotee en sequence (DA-2026-0034) et transmise au service achats.
Etape 2 : la consultation des fournisseurs
Pour tout achat superieur a 250 000 FCFA, consultez au moins trois fournisseurs. Demandez un devis ecrit precisant prix HT, TVA, frais de transport, delai de livraison, conditions de paiement, garantie. Sur 50 sacs de ciment, vous pouvez obtenir trois devis : Sococim 215 000 FCFA, Diapro 208 000 FCFA, Marchand de quartier 220 000 FCFA. Choisissez non sur le seul prix mais sur la combinaison prix-qualite-delai-fiabilite. Conservez les trois devis comme justificatifs.
Etape 3 : le bon de commande (BC)
Etablissez un bon de commande en trois exemplaires : un pour le fournisseur, un pour le magasinier, un pour la comptabilite. Le BC porte : numero (BC-2026-0078), date, fournisseur (raison sociale, NINEA, adresse), designation, quantite, prix unitaire HT, prix total HT, TVA, total TTC, lieu et delai de livraison, conditions de paiement (par exemple 30 jours fin de mois), signature du responsable achats. Pour les commandes de plus de 1 000 000 FCFA, ajoutez la signature du gerant.
Etape 4 : la reception physique de la marchandise
Le magasinier verifie a la reception : conformite a la commande (reference, quantite, qualite), etat physique (emballage intact), date de peremption pour les denrees. Pour 50 sacs de ciment commandes, il compte 50 sacs livres et inspecte l'absence de sacs eventes ou humides. Tout ecart est immediatement consigne sur le bon de livraison du fournisseur ET sur un bon de reserve.
Etape 5 : le bon de reception (BR)
Le magasinier emet un bon de reception interne mentionnant : numero (BR-2026-0091), date et heure de reception, numero du BC, fournisseur, designations et quantites recues, ecarts eventuels, signature du magasinier et signature du livreur. Le BR sert a entrer la marchandise en stock (compte 311) et constitue une piece comptable obligatoire. Sans BR, aucune facture ne doit etre payee.
Etape 6 : le controle qualite
Pour les achats techniques ou industriels, faites tester la marchandise avant validation. Un lot de telephones acquis a 65 000 FCFA piece (50 unites soit 3 250 000 FCFA) doit etre teste : 5 unites au minimum, allumage, autonomie, accessoires complets. Tout produit defectueux est isole et rendu au fournisseur avec un avis de retour. Un lot non conforme superieur a 5 % doit donner lieu a une reclamation ecrite et eventuellement un remplacement gratuit.
Etape 7 : la reception de la facture
Le fournisseur emet sa facture comportant obligatoirement : raison sociale, NINEA et registre de commerce, adresse, numero de facture, date, designation des biens ou services, quantites, prix unitaires HT, total HT, TVA 18 % distincte, total TTC, conditions de paiement. Toute facture sans NINEA ne permet pas de recuperer la TVA, ce qui represente une perte seche de 18 % du HT.
Etape 8 : le rapprochement BC / BR / Facture
C'est le coeur du controle interne. La comptabilite verifie que le BC numero 0078, le BR numero 0091 et la facture du fournisseur correspondent ligne a ligne : meme references, memes quantites, memes prix unitaires, meme total. Tout ecart bloque le paiement. Si la facture indique 51 sacs alors que le BR n'en mentionne que 50, on demande un avoir de 4 200 FCFA au fournisseur.
Etape 9 : le bon a payer (BAP)
Apres rapprochement valide, la comptabilite appose un cachet ou une mention manuscrite Bon a Payer sur la facture, avec date et signature du gerant. Pour les factures superieures a 5 000 000 FCFA, exigez une double signature gerant et directeur financier. Le BAP autorise le decaissement et engage la responsabilite des signataires.
Etape 10 : la comptabilisation de la facture
Pour la commande de ciment a 210 000 FCFA HT plus 37 800 FCFA de TVA, total 247 800 FCFA TTC, ecriture au journal des achats : debit 6011 Achats matieres premieres 210 000, debit 4452 TVA recuperable 37 800, credit 401 Fournisseur Sococim 247 800. Pour un achat d'immobilisation (ordinateur a 750 000 FCFA HT), utilisez le compte 4451 TVA recuperable sur immobilisations et 481 Fournisseurs immobilisations.
Etape 11 : le reglement du fournisseur
A l'echeance, reglez par cheque, virement bancaire ou mobile money selon le montant. Pour 247 800 FCFA, cheque CBAO numero 2154798. Ecriture : debit 401 Sococim 247 800, credit 521 CBAO 247 800. Conservez le talon de cheque ou la confirmation de virement. Pour les regles strictes, tout reglement superieur a 250 000 FCFA doit obligatoirement passer par voie bancaire (loi de lutte contre le blanchiment), pas en especes.
Etape 12 : la retenue a la source pour prestataires
Pour une prestation de service de 1 500 000 FCFA HT facturee par un consultant non immatricule, retenez 5 % a la source soit 75 000 FCFA. Vous payez 1 695 000 FCFA au consultant (1 500 000 + 270 000 TVA – 75 000 retenue) et reversez 75 000 FCFA a la DGID avec un certificat de retenue a la source remis au prestataire. Cette retenue est imputable sur l'impot du prestataire.
Etape 13 : negocier les conditions de paiement
Un fournisseur regulier peut accorder un escompte pour paiement comptant. Exemple : facture de 5 000 000 FCFA payable a 60 jours, escompte 2 % pour paiement a 8 jours, soit gain de 100 000 FCFA. Si vous empruntez a 12 % par an, le cout du financement sur 52 jours est de 5 000 000 x 12 % x 52/360 = 86 666 FCFA. L'escompte est plus interessant que l'emprunt court terme. Sur l'annee, ces gains representent plusieurs centaines de milliers de FCFA.
Etape 14 : la separation des taches
Pour eviter la fraude interne, separez quatre fonctions confiees a des personnes differentes : 1) celui qui exprime le besoin (service demandeur), 2) celui qui passe la commande (responsable achats), 3) celui qui receptionne (magasinier), 4) celui qui paie (comptable et signataire). Aucune personne ne doit cumuler deux fonctions. Dans une PME de 5 personnes, le gerant peut intervenir sur la signature finale pour controle ultime, mais jamais initier seul tout le cycle.
Erreurs frequentes a eviter
Premier piege, payer une facture sans bon de commande prealable : impossible de verifier que le prix correspond a ce qui etait convenu. Deuxieme erreur, accepter une livraison sans bon de reception : ouverture a la fraude par surfacturation. Troisieme faute, ne pas exiger le NINEA sur les factures : perte de la TVA recuperable, soit 18 % de pertes seches. Quatrieme oubli, regler en especes au-dela de 250 000 FCFA : amende possible et impossibilite de tracer le paiement. Cinquieme negligence, melanger les achats personnels du gerant avec les achats professionnels : redressement fiscal et risque penal. Sixieme erreur, ne pas conserver les devis non retenus : impossible de prouver la consultation prealable. Septieme piege, ne pas reclamer les avoirs pour produits defectueux : on accepte tacitement la non-qualite. Huitieme oubli, ne pas faire la retenue a la source sur prestataires non immatricules : redressement systematique. Neuvieme erreur, signer un BAP sans verifier le rapprochement BC/BR/Facture : vous payez deux fois ou pour rien. Dixieme negligence, ne pas mettre a jour la base fournisseurs avec les NINEA, RIB et coordonnees mises a jour.
Checklist mensuelle du cycle achats
Chaque jour, le service achats verifie les DA en attente et lance les consultations necessaires. Le magasinier emet un BR pour chaque livraison recue, sans exception. La comptabilite enregistre les factures recues et fait le rapprochement BC/BR/Facture avant tout BAP. Chaque semaine, editez la liste des factures en attente de reglement triees par echeance pour optimiser la tresorerie. Chaque fin de mois, editez le grand livre du compte 401 fournisseurs : tout solde anormalement ancien doit etre explique. Verifiez que les comptes 6 charges sont bien ventiles par nature et par destination analytique. Reconciliez avec les fournisseurs principaux par envoi d'une lettre circularisation soldes au moins une fois par an. Archivez chaque mois un dossier complet : DA, devis, BC, BR, facture, BAP, talon de cheque ou avis de virement, agrafes ensemble. Cette procedure peut paraitre lourde, mais elle securise des millions de FCFA contre la fraude et les redressements DGID, tout en optimisant la tresorerie par la negociation des conditions de paiement.