Cycle complet des achats dans une PME sénégalaise

Ce que vous saurez faire

A la fin de ce tutoriel, vous maitriserez le cycle complet des achats dans une PME sénégalaise : depuis l'expression du besoin par un service jusqu'au règlement du fournisseur, en passant par la demande d'achat, le bon de commande, la réception, le contrôle qualité, la facturation, le bon a payer, le rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture (le fameux three-way matching), et le règlement final. Vous saurez aussi mettre en place une séparation des taches conforme aux exigences OHADA pour éviter la fraude interne, retrouver les pièces justificatives en cas de contrôle DGID, négocier des conditions de paiement avec vos fournisseurs, et calculer le coût réel d'un achat. Tous les exemples chiffres sont en FCFA et adaptes a une PME implantée a Dakar, Saint-Louis ou Ziguinchor.

Pourquoi structurer le cycle achats

Dans une PME africaine de 5 a 50 salaries, les achats representent souvent entre 50 et 70 % du chiffre d'affaires. Sur un CA de 200 000 000 FCFA, les achats peuvent peser 130 000 000 FCFA. Une mauvaise organisation cause trois pertes : surcouts d'environ 5 a 8 % par achats impulsifs ou prix mal negocies, fraudes internes (factures fictives ou surfacturation par un employe complice), et redressements fiscaux pour TVA mal recuperee. Une procédure ecrite et appliquée fait economiser entre 6 000 000 et 10 000 000 FCFA par an a une PME de cette taille.

Étape 1 : la demande d'achat (DA)

Le service demandeur (production, magasin, administration) remplit un formulaire DA mentionnant : date, service, designation precise du besoin, quantité, qualité attendue, urgence, justification, signature du chef de service. Exemple : le service production demande 50 sacs de ciment Sococim CPA 32,5 a 4 200 FCFA, soit budget previsionnel de 210 000 FCFA. La DA est numerotee en séquence (DA-2026-0034) et transmise au service achats.

Étape 2 : la consultation des fournisseurs

Pour tout achat supérieur a 250 000 FCFA, consultez au moins trois fournisseurs. Demandez un devis ecrit precisant prix HT, TVA, frais de transport, délai de livraison, conditions de paiement, garantie. Sur 50 sacs de ciment, vous pouvez obtenir trois devis : Sococim 215 000 FCFA, Diapro 208 000 FCFA, Marchand de quartier 220 000 FCFA. Choisissez non sur le seul prix mais sur la combinaison prix-qualité-délai-fiabilité. Conservez les trois devis comme justificatifs.

Étape 3 : le bon de commande (BC)

Etablissez un bon de commande en trois exemplaires : un pour le fournisseur, un pour le magasinier, un pour la comptabilite. Le BC porte : numéro (BC-2026-0078), date, fournisseur (raison sociale, NINEA, adresse), designation, quantité, prix unitaire HT, prix total HT, TVA, total TTC, lieu et délai de livraison, conditions de paiement (par exemple 30 jours fin de mois), signature du responsable achats. Pour les commandes de plus de 1 000 000 FCFA, ajoutez la signature du gérant.

Étape 4 : la réception physique de la marchandise

Le magasinier vérifie a la réception : conformité a la commande (reference, quantité, qualité), état physique (emballage intact), date de peremption pour les denrees. Pour 50 sacs de ciment commandes, il compte 50 sacs livres et inspecte l'absence de sacs eventes ou humides. Tout écart est immédiatement consigne sur le bon de livraison du fournisseur ET sur un bon de reserve.

Étape 5 : le bon de réception (BR)

Le magasinier emet un bon de réception interne mentionnant : numéro (BR-2026-0091), date et heure de réception, numéro du BC, fournisseur, designations et quantités reçues, écarts eventuels, signature du magasinier et signature du livreur. Le BR sert a entrer la marchandise en stock (compte 311) et constitue une pièce comptable obligatoire. Sans BR, aucune facture ne doit être payée.

Étape 6 : le contrôle qualité

Pour les achats techniques ou industriels, faites tester la marchandise avant validation. Un lot de téléphones acquis a 65 000 FCFA pièce (50 unités soit 3 250 000 FCFA) doit être teste : 5 unités au minimum, allumage, autonomie, accessoires complets. Tout produit defectueux est isole et rendu au fournisseur avec un avis de retour. Un lot non conforme supérieur a 5 % doit donner lieu a une reclamation ecrite et eventuellement un remplacement gratuit.

Étape 7 : la réception de la facture

Le fournisseur emet sa facture comportant obligatoirement : raison sociale, NINEA et registre de commerce, adresse, numéro de facture, date, designation des biens ou services, quantités, prix unitaires HT, total HT, TVA 18 % distincte, total TTC, conditions de paiement. Toute facture sans NINEA ne permet pas de recuperer la TVA, ce qui représente une perte seche de 18 % du HT.

Étape 8 : le rapprochement BC / BR / Facture

C'est le coeur du contrôle interne. La comptabilite vérifie que le BC numéro 0078, le BR numéro 0091 et la facture du fournisseur correspondent ligne a ligne : même references, mêmes quantités, mêmes prix unitaires, même total. Tout écart bloque le paiement. Si la facture indique 51 sacs alors que le BR n'en mentionne que 50, on demande un avoir de 4 200 FCFA au fournisseur.

Étape 9 : le bon a payer (BAP)

Après rapprochement valide, la comptabilite appose un cachet ou une mention manuscrite Bon a Payer sur la facture, avec date et signature du gérant. Pour les factures superieures a 5 000 000 FCFA, exigez une double signature gérant et directeur financier. Le BAP autorise le decaissement et engage la responsabilité des signataires.

Étape 10 : la comptabilisation de la facture

Pour la commande de ciment a 210 000 FCFA HT plus 37 800 FCFA de TVA, total 247 800 FCFA TTC, écriture au journal des achats : débit 6011 Achats matières premières 210 000, débit 4452 TVA recuperable 37 800, credit 401 Fournisseur Sococim 247 800. Pour un achat d'immobilisation (ordinateur a 750 000 FCFA HT), utilisez le compte 4451 TVA recuperable sur immobilisations et 481 Fournisseurs immobilisations.

Étape 11 : le règlement du fournisseur

A l'échéance, reglez par cheque, virement bancaire ou mobile money selon le montant. Pour 247 800 FCFA, cheque CBAO numéro 2154798. Écriture : débit 401 Sococim 247 800, credit 521 CBAO 247 800. Conservez le talon de cheque ou la confirmation de virement. Pour les règles strictes, tout règlement supérieur a 250 000 FCFA doit obligatoirement passer par voie bancaire (loi de lutte contre le blanchiment), pas en especes.

Étape 12 : la retenue a la source pour prestataires

Pour une prestation de service de 1 500 000 FCFA HT facturée par un consultant non immatricule, retenez 5 % a la source soit 75 000 FCFA. Vous payez 1 695 000 FCFA au consultant (1 500 000 + 270 000 TVA – 75 000 retenue) et reversez 75 000 FCFA a la DGID avec un certificat de retenue a la source remis au prestataire. Cette retenue est imputable sur l'impot du prestataire.

Étape 13 : négocier les conditions de paiement

Un fournisseur régulier peut accorder un escompte pour paiement comptant. Exemple : facture de 5 000 000 FCFA payable a 60 jours, escompte 2 % pour paiement a 8 jours, soit gain de 100 000 FCFA. Si vous empruntez a 12 % par an, le coût du financement sur 52 jours est de 5 000 000 x 12 % x 52/360 = 86 666 FCFA. L'escompte est plus intéressant que l'emprunt court terme. Sur l'année, ces gains representent plusieurs centaines de milliers de FCFA.

Étape 14 : la séparation des taches

Pour éviter la fraude interne, separez quatre fonctions confiees a des personnes différentes : 1) celui qui exprime le besoin (service demandeur), 2) celui qui passe la commande (responsable achats), 3) celui qui receptionne (magasinier), 4) celui qui paie (comptable et signataire). Aucune personne ne doit cumuler deux fonctions. Dans une PME de 5 personnes, le gérant peut intervenir sur la signature finale pour contrôle ultime, mais jamais initier seul tout le cycle.

Erreurs frequentes a éviter

Premier piège, payer une facture sans bon de commande préalable : impossible de vérifier que le prix correspond a ce qui etait convenu. Deuxième erreur, accepter une livraison sans bon de réception : ouverture a la fraude par surfacturation. Troisième faute, ne pas exiger le NINEA sur les factures : perte de la TVA recuperable, soit 18 % de pertes seches. Quatrième oubli, regler en especes au-delà de 250 000 FCFA : amende possible et impossibilite de tracer le paiement. Cinquième negligence, melanger les achats personnels du gérant avec les achats professionnels : redressement fiscal et risque penal. Sixième erreur, ne pas conserver les devis non retenus : impossible de prouver la consultation préalable. Septième piège, ne pas reclamer les avoirs pour produits defectueux : on accepte tacitement la non-qualité. Huitième oubli, ne pas faire la retenue a la source sur prestataires non immatricules : redressement systématique. Neuvième erreur, signer un BAP sans vérifier le rapprochement BC/BR/Facture : vous payez deux fois ou pour rien. Dixième negligence, ne pas mettre a jour la base fournisseurs avec les NINEA, RIB et coordonnees mises a jour.

Checklist mensuelle du cycle achats

Chaque jour, le service achats vérifie les DA en attente et lance les consultations necessaires. Le magasinier emet un BR pour chaque livraison reçue, sans exception. La comptabilite enregistre les factures reçues et fait le rapprochement BC/BR/Facture avant tout BAP. Chaque semaine, editez la liste des factures en attente de règlement triees par échéance pour optimiser la tresorerie. Chaque fin de mois, editez le grand livre du compte 401 fournisseurs : tout solde anormalement ancien doit être explique. Vérifiez que les comptes 6 charges sont bien ventiles par nature et par destination analytique. Reconciliez avec les fournisseurs principaux par envoi d'une lettre circularisation soldes au moins une fois par an. Archivez chaque mois un dossier complet : DA, devis, BC, BR, facture, BAP, talon de cheque ou avis de virement, agrafes ensemble. Cette procédure peut paraitre lourde, mais elle securise des millions de FCFA contre la fraude et les redressements DGID, tout en optimisant la tresorerie par la négociation des conditions de paiement.