Tutoriel : Créer un publipostage avec Word et Excel

Qu’est-ce que le publipostage et à quoi ça sert ?

Le publipostage (ou fusion de courrier) génère automatiquement des documents personnalisés en masse à partir d’un modèle Word et d’une base de données Excel. Au lieu de créer 50 lettres individuelles en changeant manuellement le nom, l’adresse et le montant à chaque fois, Word le fait pour vous en quelques clics.

Cas d’usage concrets au Sénégal :

• Lettres de relance factures : Envoyer 30 rappels de paiement personnalisés avec le nom du client, le n° de facture et le montant dû en FCFA
• Attestations de formation : Générer 25 attestations avec le nom de chaque stagiaire, la formation suivie et les dates
• Étiquettes d’adresse : Imprimer des étiquettes pour un envoi postal massif
• Badges événement : Créer 100 badges avec nom et entreprise pour un séminaire
• Contrats de travail : Générer des contrats personnalisés pour chaque employé
• Invitations : Personnaliser les invitations à un événement
• Fiches de paie simplifiées : Produire les bulletins mensuels

Les 2 éléments nécessaires

Le publipostage combine toujours :

Étape 1 : Préparer la base de données Excel

La qualité du publipostage dépend à 90% de la qualité de votre fichier Excel. Voici les règles essentielles :

Structure obligatoire :

• Ligne 1 = En-têtes de colonnes (Nom, Prénom, Adresse, etc.)
• Lignes 2+ = Données, une ligne par destinataire
• Pas de lignes vides au milieu du tableau
• Pas de cellules fusionnées

Exemple — Base clients pour relance factures :

Pièges à éviter dans le fichier Excel :

Étape 2 : Créer le document principal dans Word

Ouvrez un nouveau document Word et rédigez votre lettre type. Laissez des espaces là où les informations personnalisées seront insérées.

Exemple de lettre de relance :

[En-tête entreprise avec logo]

Dakar, le [date du jour]

À l'attention de [Civilite] [Prenom] [Nom]
[Entreprise]
[Adresse]
[Ville]

Objet : Relance facture [NumFacture] — Montant : [MontantFCFA] FCFA

[Civilite] [Nom],

Sauf erreur de notre part, nous constatons que la facture 
n° [NumFacture] d'un montant de [MontantFCFA] FCFA, 
arrivée à échéance le [DateEcheance], reste impayée à ce jour.

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement 
dans les meilleurs délais par :
- Wave : 77 XXX XX XX
- Orange Money : 78 XXX XX XX  
- Virement bancaire CBAO : IBAN SN08...

En cas de règlement déjà effectué, nous vous prions 
de bien vouloir ignorer ce courrier.

Cordialement,

[Signature]
ITSkillsCenter SARL
Tél : 33 XXX XX XX

Étape 3 : Lancer l’assistant de publipostage

Dans Word, deux méthodes pour accéder au publipostage :

Méthode 1 — Onglet Publipostage (recommandée) :

1. Onglet Publipostage dans le ruban
2. Cliquez « Démarrer la fusion et le publipostage »
3. Choisissez le type : Lettres, Enveloppes, Étiquettes, Email

Méthode 2 — Assistant pas à pas :

1. Publipostage → Démarrer la fusion → « Assistant Fusion et publipostage pas à pas »
2. Un volet s’ouvre à droite avec 6 étapes guidées

Étape 4 : Connecter la source de données Excel

1. Onglet Publipostage → « Sélection des destinataires » → « Utiliser une liste existante »
2. Naviguez vers votre fichier Excel
3. Sélectionnez la feuille contenant vos données (ex: « Feuil1 »)
4. Cochez « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes »
5. Cliquez OK

⚠️ Important : Fermez le fichier Excel AVANT de le sélectionner comme source. Si Excel est ouvert, Word peut ne pas y accéder.

Filtrer les destinataires :

1. Publipostage → « Modifier la liste des destinataires »
2. Décochez les lignes que vous ne voulez pas inclure
3. Utilisez les filtres : par exemple, filtrer « Ville = Dakar » pour n’envoyer qu’aux clients dakarois
4. Triez par nom, montant ou date si nécessaire

Étape 5 : Insérer les champs de fusion

Positionnez votre curseur là où vous voulez insérer une donnée variable, puis :

1. Onglet Publipostage → « Insérer un champ de fusion »
2. Sélectionnez le champ (Prenom, Nom, MontantFCFA, etc.)
3. Le champ apparaît sous la forme «Prenom» dans le document

Champs spéciaux utiles :

• Bloc d’adresse : Publipostage → « Bloc d’adresse » — combine automatiquement Nom + Adresse + Ville en un bloc formaté
• Ligne de salutation : Publipostage → « Ligne de salutation » — génère « Cher M. Ndiaye, » ou « Chère Mme Diop, » automatiquement

Formater les montants :

Par défaut, le champ «MontantFCFA» affichera « 175000 » sans séparateur de milliers. Pour formater :

1. Faites Alt+F9 pour afficher les codes de champs
2. Le champ ressemble à : { MERGEFIELD MontantFCFA }
3. Ajoutez un format : { MERGEFIELD MontantFCFA \# « #.##0 » }
4. Alt+F9 pour revenir à l’affichage normal

Résultat : 175.000 au lieu de 175000.

Formater les dates :

{ MERGEFIELD DateEcheance \@ "dd/MM/yyyy" }

Affichera 25/03/2026 au lieu d’un format américain.

Étape 6 : Aperçu et vérification

1. Publipostage → « Aperçu des résultats »
2. Utilisez les flèches ◀ ▶ pour naviguer entre les destinataires
3. Vérifiez chaque champ : nom correct, montant lisible, dates bien formatées
4. Vérifiez le premier, un au milieu et le dernier destinataire au minimum

Problèmes courants à l’aperçu :

Étape 7 : Terminer la fusion

Publipostage → « Terminer et fusionner ». Trois options :

Recommandation : Choisissez toujours « Modifier des documents individuels » d’abord. Relisez le document généré, puis imprimez ou exportez en PDF.

Publipostage par email

Si vous choisissez « Envoyer des messages électroniques » :

1. Sélectionnez le champ email comme destinataire (ex: « Email »)
2. Rédigez l’objet du mail (ex: « Relance facture «NumFacture» »)
3. Format : HTML (conserve la mise en page) ou Texte brut
4. Word envoie via votre client Outlook configuré

⚠️ Limitations : Le publipostage email via Word nécessite Outlook configuré sur votre PC. Si vous utilisez Gmail, cette fonctionnalité ne marche pas directement. Alternative : exportez en PDF individuels et envoyez via Brevo (ex-Sendinblue) pour un envoi professionnel en masse.

Cas pratique : Attestations de formation

Fichier Excel « Stagiaires.xlsx » :

Modèle Word « Attestation.docx » :

[Logo ITSkillsCenter centré]

ATTESTATION DE FORMATION

Nous soussignés, ITSkillsCenter SARL, organisme de formation
professionnelle, certifions que :

    «Prenom» «Nom»

a suivi avec succès la formation :

    «Formation»

du «DateDebut» au «DateFin» pour une durée totale de «Duree».

Résultat obtenu : «Note» — Mention : «Mention»

Fait à Dakar, le [date du jour]

[Signature + cachet]

Publipostage d’étiquettes

Pour imprimer des étiquettes d’adresse en masse :

1. Publipostage → Démarrer la fusion → Étiquettes
2. Sélectionnez la marque et la référence de vos planches d’étiquettes (Avery, etc.)
3. Connectez votre fichier Excel
4. Insérez les champs : «Prenom» «Nom» / «Adresse» / «Ville»
5. Cliquez « Mettre à jour les étiquettes » pour appliquer à toutes les positions
6. Aperçu → Terminer et fusionner → Imprimer

Astuce Sénégal : Si vous ne trouvez pas la référence exacte de vos étiquettes, choisissez « Nouvelle étiquette » et entrez les dimensions manuellement (mesurez une étiquette avec une règle).

Publipostage conditionnel avec des règles SI

Vous pouvez insérer du texte conditionnel dans votre document de fusion :

1. Publipostage → Règles → Si…Alors…Sinon
2. Définissez la condition : champ « Civilite » est égal à « M. »
3. Si vrai : « Cher Monsieur »
4. Si faux : « Chère Madame »

Autres règles utiles :

• SI MontantFCFA > 200000 : « Cette facture importante nécessite votre attention urgente. »
• SI Ville = « Dakar » : « Livraison gratuite sous 24h. » SINON « Frais de livraison : 3 000 FCFA. »
• SI Mention = « Excellent » : « Félicitations pour votre résultat exceptionnel ! » SINON «  »

Erreurs courantes et solutions

Checklist publipostage

• ☐ Fichier Excel préparé : en-têtes sans accents, pas de lignes vides, pas de cellules fusionnées
• ☐ Numéros de téléphone en format Texte (pas Nombre)
• ☐ Fichier Excel fermé avant de le connecter à Word
• ☐ Modèle Word rédigé avec les emplacements des champs repérés
• ☐ Source de données connectée et bonne feuille sélectionnée
• ☐ Champs de fusion insérés aux bons endroits
• ☐ Formats spéciaux ajoutés (dates \@, montants \#)
• ☐ Aperçu vérifié sur au moins 3 destinataires (premier, milieu, dernier)
• ☐ Fusion terminée en mode « Modifier des documents individuels » pour relecture
• ☐ Document final exporté en PDF avant impression ou envoi