Tutoriel : Excel pour la gestion des stocks

Pourquoi gérer votre stock dans Excel

Pour une boutique, un commerce ou un e-commerçant au Sénégal, le stock est votre trésorerie immobilisée. Un stock mal géré, c’est de l’argent qui dort (surstock) ou des ventes perdues (ruptures). Un logiciel de gestion de stock coûte entre 15 000 et 100 000 FCFA par mois. Excel fait le même travail gratuitement pour un commerce avec moins de 500 références. Ce guide vous montre comment créer un système complet de gestion de stock dans Excel : inventaire, entrées/sorties, alertes de réapprovisionnement et valorisation du stock.

Architecture du fichier Excel

Structure du classeur

Feuille 1 — Le catalogue produits

Structure des colonnes

Formule de la marge

Marge en pourcentage (cellule G2) :
=(F2-E2)/E2*100

Ou en formule de marge sur prix de vente :
=(F2-E2)/F2*100

Système de références produits

Créez un code unique pour chaque produit avec cette convention :

[Catégorie 3 lettres]-[Numéro 3 chiffres]

VET-001 = Vêtements — produit 001
ACC-012 = Accessoires — produit 012
COS-005 = Cosmétiques — produit 005
ALI-023 = Alimentaire — produit 023

Ce code vous permet de retrouver n’importe quel produit instantanément avec RECHERCHEV.

Feuille 2 — Les mouvements de stock

Structure des colonnes

Formules automatiques

Désignation automatique (C2) — récupère le nom depuis le catalogue :
=SIERREUR(RECHERCHEV(B2;Catalogue!A:B;2;FAUX);"")

Prix automatique (F2) — prix d'achat pour les entrées, prix de vente pour les sorties :
=SIERREUR(SI(D2="Entrée";RECHERCHEV(B2;Catalogue!A:E;5;FAUX);RECHERCHEV(B2;Catalogue!A:F;6;FAUX));0)

Montant total (G2) :
=E2*F2

Types de mouvements

Feuille 3 — Stock actuel en temps réel

Calcul du stock par produit

Cette feuille reprend chaque référence du catalogue et calcule le stock actuel :

Mise en forme conditionnelle pour les alertes visuelles

1. Sélectionnez la colonne G (Statut) ou la colonne E (Stock actuel)
2. Accueil → Mise en forme conditionnelle → Nouvelle règle
3. Règles :

• Stock = 0 : fond rouge vif (rupture)
• Stock ≤ seuil minimum : fond jaune/orange (réapprovisionnement urgent)
• Stock > seuil : fond vert clair (normal)

Formule pour la mise en forme conditionnelle sur la colonne E :

Rouge : =E2<=0
Orange : =ET(E2>0;E2<=F2)
Vert : =E2>F2

Feuille 4 — Tableau de bord

KPI essentiels

Nombre total de références :
=NBVAL(Catalogue!A2:A1000)

Valeur totale du stock :
=SOMME(StockActuel!H:H)

Nombre de produits en rupture :
=NB.SI(StockActuel!G:G;"🔴 RUPTURE")

Nombre de produits à commander :
=NB.SI(StockActuel!G:G;"🟡 À COMMANDER")

Taux de rupture :
=NB.SI(StockActuel!E:E;0)/NBVAL(StockActuel!A2:A1000)*100

Rotation du stock (sorties du mois / stock moyen) :
=SOMME.SI.ENS(Mouvements!E:E;Mouvements!D:D;"Sortie";Mouvements!A:A;">="&DATE(2026;4;1);Mouvements!A:A;"<="&DATE(2026;4;30))/(SOMME(StockActuel!E:E)/NBVAL(StockActuel!A2:A1000))

Liste des produits à commander

Créez un mini-tableau filtré montrant uniquement les produits en alerte :

1. Convertissez la feuille Stock Actuel en tableau Excel (Ctrl + T)
2. Cliquez sur le filtre de la colonne Statut
3. Cochez uniquement « 🔴 RUPTURE » et « 🟡 À COMMANDER »

Vous obtenez instantanément la liste de courses pour votre prochain réapprovisionnement au marché HLM ou chez vos fournisseurs.

Cas pratique : boutique de vêtements à Dakar

Catalogue exemple

Mouvements de la semaine

Inventaire physique

Procédure d'inventaire

1. Imprimez la liste du stock actuel (feuille Stock Actuel triée par emplacement)
2. Comptez physiquement chaque produit dans la boutique et le stock
3. Notez les écarts entre le stock Excel et le comptage réel
4. Enregistrez les ajustements dans la feuille Mouvements (type : Ajustement + ou Ajustement -)
5. Documentez les raisons : casse, vol, erreur de comptage, produit offert

Fréquence recommandée

Réapprovisionnement intelligent

Formule de quantité à commander

Quantité à commander :
=SI(E2<=F2;F2*3-E2;0)

Logique :
- Si le stock actuel (E2) est en dessous du seuil minimum (F2)
- Commander : seuil minimum × 3 — stock restant
- Sinon : 0 (pas besoin de commander)

Exemple : stock actuel = 3, seuil = 5
Commander : 5 × 3 - 3 = 12 unités

Calcul du coût de réapprovisionnement

Coût de la commande :
=Quantité_à_commander × Prix_achat

Budget total réapprovisionnement :
=SOMMEPROD((SI(StockActuel!E2:E100<=StockActuel!F2:F100;StockActuel!F2:F100*3-StockActuel!E2:E100;0))*Catalogue!E2:E100)

Protéger le fichier de stock

• Protégez les formules : verrouillez les cellules contenant des formules (Stock Actuel, Tableau de bord) et protégez les feuilles
• Déverrouillez les zones de saisie : la feuille Mouvements doit rester modifiable pour la saisie quotidienne
• Sauvegarde quotidienne : enregistrez le fichier sur Google Drive ou OneDrive pour une sauvegarde automatique
• Historique : ne supprimez jamais de lignes dans la feuille Mouvements — c'est votre historique comptable

Quand passer à un vrai logiciel de gestion

Logiciels recommandés pour le passage suivant : WooCommerce (e-commerce avec gestion de stock intégrée), Odoo (ERP gratuit open source), ou SAGE Gestion Commerciale (standard en Afrique de l'Ouest, mais payant).