Excel : gestion de stock multi-entrepôts avec alertes

Excel comme WMS pour PME multi-sites

Une PME sénégalaise avec 3 entrepôts (Dakar, Thiès, Saint-Louis) et 500 références peut gérer efficacement son stock dans Excel avant de passer à un WMS spécialisé. Structure bien conçue = fiabilité supérieure à 95 pour cent et alertes automatiques qui évitent les ruptures coûteuses.

Architecture du classeur

Feuilles : Produits (référentiel), Mouvements (entrées/sorties), StockActuel (calculé), Seuils (paramètres de réapprovisionnement), Dashboard (vue de pilotage).

Feuille Produits

Colonnes : Référence, Libellé, Catégorie, PrixAchat, PrixVente, Fournisseur, DelaiLivraison, ConditionnementAchat.

Feuille Mouvements

Chaque ligne = un mouvement. Colonnes : Date, Reference, Entrepot, TypeMouvement (Entrée/Sortie/Transfert), Quantite, MotifEcart, Utilisateur.

Calcul du stock actuel

Stock par site :
=SOMMEPROD((Mouvements[Reference]=A2)*(Mouvements[Entrepot]=B$1)*(Mouvements[TypeMouvement]="Entrée")*Mouvements[Quantite]) 
 - SOMMEPROD((Mouvements[Reference]=A2)*(Mouvements[Entrepot]=B$1)*(Mouvements[TypeMouvement]="Sortie")*Mouvements[Quantite])
 + SOMMEPROD((Mouvements[EntrepotDest]=B$1)*(Mouvements[Reference]=A2)*Mouvements[Quantite])
 - SOMMEPROD((Mouvements[EntrepotSrc]=B$1)*(Mouvements[Reference]=A2)*Mouvements[Quantite])

Pour 500 références × 3 entrepôts = 1 500 cellules calculées. Préférer Power Pivot avec DAX pour la performance.

Seuils et alertes

Feuille Seuils : pour chaque référence, stock minimum, stock maximum, quantité de réapprovisionnement. Calcul formule :

=SI(StockActuel <= StockMinimum; "ALERTE"; SI(StockActuel <= StockMinimum * 1,2; "ATTENTION"; "OK"))

Mise en forme conditionnelle : rouge pour ALERTE, orange pour ATTENTION, vert pour OK.

Rotation et valeur

Calcul de rotation mensuelle :

Rotation = Sorties du mois / Stock moyen du mois

Classement ABC : les 20 pour cent de références qui font 80 pour cent du CA méritent la plus grande attention. Classement automatique dans une colonne dédiée.

Dashboard de pilotage

• Nombre de références en alerte (gros chiffre visible)
• Valeur totale du stock (multi-sites, détail par site)
• Top 10 produits en rupture
• Top 10 produits surstockés (cash dormant)
• Graphique évolution valeur stock sur 12 mois

Inventaire tournant

Au lieu d’un inventaire annuel général, comptez par rotation : 20 pour cent des références chaque trimestre. Feuille Inventaire : Reference, DateComptage, StockCompte, StockThéorique, Ecart, Commentaire. Automatisez la détection d’écarts supérieurs à 5 pour cent.

Transfers entre entrepôts

Gestion particulière : une sortie d’un site = une entrée dans l’autre. Deux lignes liées par un même numéro de bon de transfert. Contrôle de cohérence : somme des quantités transférées = 0 par référence.

Commandes fournisseurs automatiques

Générer automatiquement le bon de commande dès qu’un produit passe en ALERTE. VBA simple qui remplit un modèle avec : références, quantités de réapprovisionnement, fournisseur, prix, délai. Export PDF et envoi email.

Conclusion

Excel reste viable pour la gestion de stock jusqu’à environ 2 000 références et 10 000 mouvements par mois. Au-delà, un WMS dédié (TradeGecko, Odoo Inventory, Sage X3) devient incontournable. Dans l’intervalle, ce modèle rend un service équivalent à 90 pour cent d’un logiciel dédié, à zéro coût.