📍 Guide principal de la série : Excel pour PME : tableaux structurés, fonctions dynamiques, Copilot et Python.
Une formule Excel commence toujours par le signe =. Avant ce signe, Excel considère que vous saisissez du texte ou un nombre brut. Après le =, il interprète ce que vous écrivez comme un calcul à exécuter. Comprendre cette règle simple est la clé pour démarrer sereinement avec les formules.
Prérequis
- Excel installé (version 2016 ou plus récente, ou Microsoft 365)
- Un classeur vide ouvert
- Aucune connaissance préalable n’est requise
- Temps estimé : 45 minutes pour parcourir tous les exemples
Étape 1 — Comprendre la structure d’une formule
Avant de taper la première formule, il faut visualiser comment Excel lit ce que vous écrivez. Une formule contient au minimum un signe égal, et ensuite soit des valeurs, soit des références à des cellules, soit une combinaison des deux. Quand on écrit =10+5, Excel calcule directement et affiche 15. Quand on écrit =A1+A2, Excel va chercher les valeurs des cellules A1 et A2 et additionne ce qu’il y trouve.
Cliquez dans la cellule B1, tapez =10+5, validez avec Entrée. La cellule affiche 15 mais la barre de formule en haut affiche bien =10+5. C’est cette dualité — résultat affiché versus formule sous-jacente — qui rend Excel puissant : on peut modifier la formule sans toucher à l’apparence, et inversement.
Étape 2 — Vos premières fonctions : SOMME, MOYENNE, MIN, MAX
Une fonction est une formule pré-écrite par Excel pour faire un calcul courant. Elle a toujours un nom suivi de parenthèses. Entre les parenthèses, on indique les arguments — généralement une plage de cellules.
Préparez un petit tableau pour pratiquer. Saisissez en colonne A, de A1 à A5, les ventes de la semaine d’un commerçant : 12500, 18300, 9700, 21400, 15600. Toutes les valeurs sont en FCFA. Maintenant, dans la cellule A6, tapez :
=SOMME(A1:A5)Vous obtenez 77500. Le total des cinq journées de vente. La syntaxe A1:A5 désigne la plage continue de A1 à A5. Vous pouvez aussi écrire =SOMME(A1;A2;A3;A4;A5) avec des points-virgules — le résultat est identique mais c’est moins lisible.
Dans B6, tapez =MOYENNE(A1:A5) pour obtenir la moyenne journalière (15500). Dans C6, =MIN(A1:A5) renvoie la plus petite valeur (9700). Dans D6, =MAX(A1:A5) renvoie la plus grande (21400). Ces quatre fonctions couvrent déjà 50 % des besoins d’analyse simple.
Étape 3 — Compter avec NB et NBVAL
Compter le nombre d’éléments est différent de les additionner. Excel propose deux fonctions selon ce que l’on veut compter exactement.
NB compte uniquement les cellules contenant un nombre. NBVAL compte toutes les cellules non vides, qu’elles contiennent du texte ou un nombre. Pour vérifier la différence, ajoutez en A6 le texte « jour férié » (sans guillemets). Puis testez :
=NB(A1:A6)
=NBVAL(A1:A6)NB renvoie 5 (les 5 valeurs numériques). NBVAL renvoie 6 (5 valeurs + 1 texte). Cette distinction est utile pour distinguer les jours travaillés des jours non travaillés dans un suivi de présence.
Étape 4 — La fonction SI pour les conditions
Le SI est la fonction la plus utilisée après SOMME. Elle teste une condition et renvoie une valeur si la condition est vraie, une autre si elle est fausse.
Reprenez votre tableau de ventes. Dans la cellule B1, écrivez :
=SI(A1>15000;"Bonne journée";"Journée standard")Cette formule lit ainsi : si la valeur de A1 est strictement supérieure à 15 000, écris « Bonne journée », sinon écris « Journée standard ». Recopiez la formule jusqu’à B5 en saisissant la poignée de recopie (le petit carré en bas à droite de la cellule sélectionnée) et en glissant vers le bas. Les résultats s’adaptent automatiquement parce que la référence A1 est relative.
Pour combiner plusieurs critères, on imbrique les SI : =SI(A1>20000;"Excellent";SI(A1>15000;"Bon";"Standard")). À partir de Microsoft 365 et Excel 2019, on peut utiliser SI.CONDITIONS qui est plus lisible :
=SI.CONDITIONS(A1>20000;"Excellent";A1>15000;"Bon";VRAI;"Standard")Les conditions sont évaluées dans l’ordre. VRAI en dernière condition sert de fallback (équivalent du else en programmation).
Étape 5 — Compter et sommer sous condition
C’est la fonctionnalité la plus utile en pratique. NB.SI compte les cellules qui satisfont un critère, SOMME.SI additionne celles qui le satisfont.
Imaginez un tableau étendu avec deux colonnes : A pour les régions (Dakar, Thiès, Saint-Louis…) et B pour les montants. Pour compter combien de ventes ont eu lieu à Dakar :
=NB.SI(A:A;"Dakar")La syntaxe A:A désigne la colonne entière. Pour totaliser le chiffre d’affaires de Dakar :
=SOMME.SI(A:A;"Dakar";B:B)Lecture : dans la plage A:A, cherche les cellules qui valent « Dakar », et somme les valeurs correspondantes dans B:B. Si on veut combiner plusieurs critères — par exemple ventes de Dakar pour le mois d’avril 2026 — on utilise SOMME.SI.ENS avec un nombre arbitraire de paires plage/critère.
Étape 6 — Les opérateurs de comparaison
Dans les formules conditionnelles, on utilise des opérateurs : = (égal), <> (différent), >, <, >=, <=. Pour les chaînes de texte, le = est insensible à la casse — "Dakar" et "dakar" sont considérés égaux. Pour une comparaison stricte (case-sensitive), il faut passer par EXACT : =EXACT(A1;"Dakar") renvoie VRAI uniquement si A1 contient exactement « Dakar ».
Les caractères jokers * et ? sont acceptés dans NB.SI et SOMME.SI. =NB.SI(A:A;"D*") compte tous les villes commençant par D. =NB.SI(A:A;"?akar") compte les villes de 5 caractères se terminant par « akar ».
Étape 7 — Combiner avec ET, OU, NON
Pour exprimer des conditions composées, Excel propose les fonctions logiques. ET(condition1;condition2) renvoie VRAI si toutes les conditions sont vraies. OU(condition1;condition2) renvoie VRAI si au moins une l’est. NON(condition) inverse le résultat.
Exemple : signaler les ventes de Dakar supérieures à 20 000 FCFA.
=SI(ET(A1="Dakar";B1>20000);"À mettre en avant";"")Si la cellule A1 contient « Dakar » ET que B1 dépasse 20 000, on affiche le message ; sinon, rien. Une chaîne vide "" permet de garder la cellule visuellement vierge.
Étape 8 — Vérifier que ça fonctionne
Construisez un mini cas pratique pour valider tout ce que vous venez d’apprendre. Créez un tableau de 10 ventes avec colonnes Date, Région, Produit, Montant. Dans une cellule à part, calculez :
- Le total des ventes (avec
SOMME) - Le nombre de ventes (avec
NB) - La vente moyenne (avec
MOYENNE) - Le nombre de ventes à Dakar (avec
NB.SI) - Le total des ventes à Dakar supérieures à 25 000 (avec
SOMME.SI.ENS)
Si vos résultats sont cohérents avec ce que vous calculez à la main sur quelques lignes, vous maîtrisez les bases. Sinon, vérifiez que vos plages couvrent bien toutes les lignes utiles, et que les noms de régions sont écrits exactement de la même façon (un espace en trop fait échouer la comparaison).
Erreurs fréquentes à éviter
| Symptôme | Cause | Solution |
|---|---|---|
#NOM? |
Nom de fonction mal orthographié | Vérifier l’orthographe (ex : SOMME, pas SOMMER) |
#VALEUR! |
Texte au lieu d’un nombre dans un calcul | Convertir avec CNUM ou retaper la valeur |
| Le résultat affiche la formule | Cellule formatée en Texte | Format de cellule → Standard, puis re-saisir |
| SOMME.SI renvoie 0 | Espace invisible dans le critère | =SOMME.SI(A:A;SUPPRESPACE("Dakar ");B:B) |
| SI imbriqué illisible | Trop de niveaux | Passer à SI.CONDITIONS ou RECHERCHEX |
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Une fois ces bases solides, deux directions s’offrent à vous :
- Maîtriser RECHERCHEV et INDEX/EQUIV pour faire dialoguer plusieurs tableaux entre eux.
- Créer des listes déroulantes et validation des données pour fiabiliser la saisie quand plusieurs personnes utilisent le même classeur.
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Foire aux questions
Quelle est la différence entre une formule et une fonction ?
Une formule est tout ce qui commence par = dans une cellule. Une fonction est une formule pré-écrite par Excel avec un nom et des parenthèses (SOMME, MOYENNE, SI…). Toutes les fonctions sont des formules, mais une formule peut contenir uniquement des opérations basiques (=A1*2) sans aucune fonction.
Comment voir toutes les formules d’une feuille d’un coup ?
Appuyez sur Ctrl + " (touche du chiffre 7 sur clavier français AZERTY) ou allez dans Formules → Afficher les formules. Excel remplace les résultats par les formules sous-jacentes. Refaire la même action pour revenir à l’affichage normal.
Pourquoi ma formule ne se met pas à jour automatiquement ?
Le mode de calcul est probablement passé en manuel. Allez dans Formules → Options de calcul → Automatique. Sinon, appuyez sur F9 pour forcer le recalcul.
Comment copier une formule sans changer les références ?
Trois méthodes : utiliser des références absolues avec $ avant les copies, copier la formule en mode texte (passer la cellule en format Texte temporairement), ou utiliser Copier → Collage spécial → Formules.
Y a-t-il une limite au nombre de formules dans une feuille ?
Pas de limite formelle, mais au-delà de quelques milliers de formules complexes, Excel devient lent. Si vos calculs sont stables, convertir les formules en valeurs (Copier → Collage spécial → Valeurs) accélère le classeur.
Peut-on tester une formule avant de valider ?
Oui. Sélectionnez une portion de la formule dans la barre de formule, appuyez sur F9 : Excel affiche le résultat intermédiaire de cette portion. Échap annule sans modifier la formule. C’est la meilleure méthode pour déboguer une formule complexe.