RECHERCHEV, INDEX/EQUIV et RECHERCHEX dans Excel : tutoriel pas-à-pas

📍 Guide principal de la série : Excel pour PME : tableaux structurés, fonctions dynamiques, Copilot et Python.

RECHERCHEV est probablement la fonction la plus connue d’Excel après SOMME. Elle sert à faire dialoguer deux tableaux : on a un tableau de référence (catalogue produits, fichier clients, grille tarifaire) et on veut récupérer une information de ce tableau dans un autre (panier, devis, facture). Comprendre RECHERCHEV, ses limites, et l’alternative INDEX/EQUIV (et la nouvelle RECHERCHEX) est indispensable dès qu’on travaille avec plus d’un tableau.

Prérequis

• Excel 2016 ou plus récent. RECHERCHEX nécessite Microsoft 365 ou Excel 2021+.
• Avoir déjà manipulé SOMME et SI.
• Temps : 50 minutes

Étape 1 — Préparer un cas concret

Construisez un tableau de référence sur une feuille nommée Produits. En A1, le titre Code ; en B1, Désignation ; en C1, Prix HT ; en D1, TVA. Saisissez 5 lignes de données :

A2: P001  | B2: Riz parfumé 5kg     | C2: 4500  | D2: 18%
A3: P002  | B3: Huile de palme 1L   | C3: 1200  | D3: 18%
A4: P003  | B4: Sucre cristallisé   | C4: 800   | D4: 18%
A5: P004  | B5: Lait concentré 397g | C5: 1500  | D5: 18%
A6: P005  | B6: Bissap séché 250g   | C6: 2000  | D6: 0%

Sur une seconde feuille nommée Panier, on veut saisir un code produit en A2 et récupérer automatiquement la désignation, le prix et la TVA.

Étape 2 — RECHERCHEV : la syntaxe

La syntaxe est : =RECHERCHEV(valeur_cherchée; tableau; numéro_colonne; correspondance). Quatre arguments :

• valeur_cherchée : la valeur dont on cherche la correspondance
• tableau : la plage où chercher. La première colonne de cette plage est celle dans laquelle on cherche.
• numéro_colonne : la colonne du tableau dont on veut renvoyer la valeur (1 = première colonne du tableau)
• correspondance : FAUX (ou 0) pour une correspondance exacte, VRAI (ou 1 ou omis) pour une correspondance approximative

Sur la feuille Panier, en A2 saisissez P003. En B2, écrivez :

=RECHERCHEV(A2;Produits!$A$1:$D$6;2;FAUX)

Résultat : Sucre cristallisé. La fonction a cherché P003 dans la première colonne de la plage A1:D6 de la feuille Produits, l’a trouvé en ligne 4, et a renvoyé la valeur de la deuxième colonne de cette ligne. Pour le prix en C2 : =RECHERCHEV(A2;Produits!$A$1:$D$6;3;FAUX) renvoie 800.

Étape 3 — Pourquoi FAUX et pas VRAI ?

Le quatrième argument est piégeux. Si on l’omet ou si on met VRAI, Excel cherche une correspondance approximative. Pour que cette recherche fonctionne correctement, le tableau de référence doit être trié par ordre croissant sur la colonne de recherche — sinon, les résultats sont aléatoires.

En pratique pour un usage PME, on cherche presque toujours une correspondance exacte. Mettez systématiquement FAUX en quatrième argument. Cela évite des erreurs subtiles et difficiles à détecter.

L’usage légitime de la correspondance approximative est le calcul de tranches : commission selon CA réalisé, taux d’imposition selon la tranche de revenu. Pour ces cas-là, le tableau doit être trié et l’argument vaut VRAI.

Étape 4 — Gérer les valeurs introuvables avec SIERREUR

Que se passe-t-il si on tape P999 qui n’existe pas dans le catalogue ? RECHERCHEV renvoie #N/A. Pour rendre la formule plus robuste, encapsulez avec SIERREUR :

=SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Produits!$A$1:$D$6;2;FAUX);"Code inconnu")

Si la recherche échoue, on affiche Code inconnu au lieu de l’erreur. Le classeur reste lisible même quand la saisie est incomplète.

Étape 5 — Les limites de RECHERCHEV

Trois contraintes méritent d’être connues. Premièrement, la colonne de recherche doit être la première colonne du tableau passé en argument. Si on veut chercher par désignation et renvoyer le code, RECHERCHEV ne fonctionne pas directement — il faudrait réorganiser le tableau de référence.

Deuxièmement, le numéro de colonne est un nombre figé. Si on insère une nouvelle colonne dans le tableau de référence, toutes les RECHERCHEV qui pointaient vers les colonnes suivantes deviennent fausses sans avertissement.

Troisièmement, la fonction renvoie la première occurrence trouvée. Si la valeur cherchée apparaît plusieurs fois, on n’a pas accès aux suivantes facilement.

Étape 6 — INDEX/EQUIV : l’alternative flexible

INDEX et EQUIV combinés contournent les limites de RECHERCHEV. EQUIV renvoie la position d’une valeur dans une plage. INDEX renvoie la valeur d’une plage à une position donnée.

Pour récupérer la désignation à partir du code P003 :

=INDEX(Produits!$B$1:$B$6;EQUIV(A2;Produits!$A$1:$A$6;0))

Lecture : EQUIV cherche A2 dans A1:A6 et renvoie sa position (4). INDEX prend la 4ème valeur de B1:B6 (la colonne désignation). Le 0 en troisième argument d’EQUIV impose une correspondance exacte (équivalent du FAUX de RECHERCHEV).

L’avantage : on peut chercher dans n’importe quelle colonne et renvoyer depuis n’importe quelle autre, dans n’importe quel ordre. Pour récupérer le code à partir de la désignation :

=INDEX(Produits!$A$1:$A$6;EQUIV("Sucre cristallisé";Produits!$B$1:$B$6;0))

Impossible avec RECHERCHEV.

Étape 7 — RECHERCHEX : la nouvelle référence

Si vous avez Microsoft 365 ou Excel 2021+, RECHERCHEX combine les avantages des deux précédentes fonctions et ajoute la gestion native des erreurs. Sa syntaxe :

=RECHERCHEX(valeur_cherchée; plage_recherche; plage_renvoi; [si_introuvable]; [mode_correspondance]; [mode_recherche])

Pour notre cas :

=RECHERCHEX(A2;Produits!$A$2:$A$6;Produits!$B$2:$B$6;"Code inconnu")

Plus court, plus lisible, et la gestion des erreurs est intégrée. La plage de recherche et la plage de renvoi sont indépendantes — on peut chercher dans la colonne A et renvoyer depuis n’importe quelle autre, dans n’importe quel ordre.

RECHERCHEX accepte aussi un mode_recherche avec valeur -1 pour chercher du bas vers le haut — utile quand on veut la dernière occurrence d’une valeur dans un journal.

Étape 8 — Cas pratique : facturer un panier

Sur la feuille Panier, étendez à 5 lignes pour saisir 5 produits. Colonnes : A = Code, B = Désignation, C = PU HT, D = Quantité (saisie manuelle), E = Total HT, F = TVA, G = Total TTC.

B2 : =SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Produits!$A:$D;2;FAUX);"")
C2 : =SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Produits!$A:$D;3;FAUX);0)
E2 : =C2*D2
F2 : =SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Produits!$A:$D;4;FAUX);0)
G2 : =E2*(1+F2)

Recopiez les formules de la ligne 2 vers les lignes 3 à 6. Désormais, dès qu’un opérateur saisit un code et une quantité, toutes les autres colonnes se remplissent. En ligne 7, total général : =SOMME(G2:G6).

Convertissez la plage Panier en tableau structuré (Ctrl + L). Toutes les formules s’adapteront automatiquement quand on ajoutera des lignes.

Étape 9 — Vérifier que ça marche

Saisissez P001, P002, P003 dans la colonne A avec des quantités 2, 5, 1. Vérifiez les résultats à la main : 2×4500 + 5×1200 + 1×800 = 9000 + 6000 + 800 = 15 800 HT. Avec 18% TVA : 15 800 × 1,18 = 18 644 TTC.

Si vos résultats correspondent, le mécanisme est correct. Sinon, vérifiez que les codes saisis existent bien dans Produits, sans espace en plus.

Erreurs fréquentes

Sur un angle proche

• Les tableaux croisés dynamiques — agréger des données qui dialoguent via RECHERCHEV.
• Créer des factures professionnelles — appliquer RECHERCHEV à un cas métier complet.

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Foire aux questions

RECHERCHEV ou RECHERCHEX, lequel privilégier ?

RECHERCHEX si votre version le supporte (Microsoft 365 ou Excel 2021+). Sinon RECHERCHEV reste fiable. Si le classeur est partagé avec des utilisateurs Excel 2019, restez sur RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV pour la compatibilité.

Comment chercher avec plusieurs critères ?

Créer une colonne d’aide qui concatène les critères : =A2&"-"&B2. Et utiliser cette colonne comme première colonne de RECHERCHEV. Avec RECHERCHEX, on peut concaténer directement dans le critère et la plage de recherche.

Pourquoi mes RECHERCHEV ralentissent mon classeur ?

Si vous avez des milliers de lignes avec plusieurs RECHERCHEV par ligne, Excel recalcule tout à chaque modification. Convertir le tableau de référence en tableau structuré, ou consolider les recherches dans Power Query, accélère significativement.

RECHERCHEV peut-elle renvoyer plusieurs résultats ?

Non, elle renvoie la première occurrence. Pour avoir tous les résultats, utiliser FILTRE (Microsoft 365) ou un tableau croisé dynamique.

Les valeurs renvoyées sont-elles dynamiques ?

Oui. Si le catalogue Produits change, toutes les formules RECHERCHEV qui y pointent se mettent à jour automatiquement. C’est tout l’intérêt de séparer données de référence et données d’usage.

Comment chercher dans plusieurs feuilles ?

RECHERCHEV ne couvre qu’une plage continue. Pour interroger plusieurs feuilles, encapsuler dans SIERREUR : =SIERREUR(RECHERCHEV(...;Feuille1!...);RECHERCHEV(...;Feuille2!...)). La première trouvée est renvoyée.

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