📍 Article principal du cluster : Mailcow 2026 : guide complet.

Mailcow installé, DNS configuré, premier test envoi/réception OK. Étape suivante : créer 30-50 boîtes mail pour votre équipe efficacement, configurer alias génériques (contact@, support@, info@), groupes par département, quotas équilibrés. Ce tutoriel détaille la procédure validée chez plusieurs PME francophones.

Prérequis

Mailcow en production avec premier domaine ajouté.
DNS validé (voir tutoriel DNS).
Liste des employés avec emails à créer.
Niveau attendu : intermédiaire.
Temps estimé : 1-2 heures pour 30 boîtes.

Étape 1 — Convention de nommage

Convention recommandée pour PME francophone :

prenom.nom@entreprise.com : standard professionnel.
p.nom@entreprise.com : plus court, alternative.
Éviter nom@ seul (homonymes).
Alias : contact@, info@, support@, ventes@ redirigés.

Étape 2 — Création boîte unitaire

Mailcow admin → Configuration → Mail Setup → Mailboxes → Add Mailbox.

Username : amadou.diop.
Domain : votre-entreprise.com.
Full name : Amadou Diop.
Password : généré 14+ caractères.
Quota : 5120 MB.
Active : oui.
Force password change at next login : oui.

Étape 3 — Création bulk via API

Pour 30 boîtes, l’API Mailcow gagne du temps. Générer API key dans Configuration → Access → API.

#!/bin/bash
API_KEY="votre-api-key"
DOMAIN="votre-entreprise.com"
MAILCOW="https://mail.votre-entreprise.com"

while IFS=, read -r prenom nom; do
  USERNAME="${prenom}.${nom}"
  PASSWORD=$(openssl rand -base64 12)
  
  curl -X POST "${MAILCOW}/api/v1/add/mailbox" \
    -H "X-API-Key: ${API_KEY}" \
    -H "Content-Type: application/json" \
    -d "{
      \"local_part\": \"${USERNAME}\",
      \"domain\": \"${DOMAIN}\",
      \"name\": \"${prenom} ${nom}\",
      \"password\": \"${PASSWORD}\",
      \"password2\": \"${PASSWORD}\",
      \"quota\": \"5120\",
      \"active\": \"1\",
      \"force_pw_update\": \"1\"
    }"
  
  echo "${USERNAME}@${DOMAIN}: ${PASSWORD}"
done < employees.csv

Format employees.csv : amadou,diop (une ligne par employé). Sortie redirigée vers fichier sécurisé pour distribuer credentials initiaux.

Étape 4 — Alias génériques

Configuration → Mail Setup → Aliases → Add Alias.

contact@votre-entreprise.com → amadou.diop@..., fatou.sarr@...
support@votre-entreprise.com → support-team@... (groupe).
info@ → contact@.
noreply@ → discard (silencieux, pas de retour).
postmaster@ → admin (obligatoire RFC 2142).
abuse@ → admin (obligatoire RFC 2142).

Étape 5 — Groupes (alias multiples)

Pour distribuer email à toute l'équipe :

Alias : equipe-tech@votre-entreprise.com
Goto : amadou.diop@..., fatou.sarr@..., ousmane.fall@...

Alias : equipe-marketing@votre-entreprise.com
Goto : aicha.dia@..., moussa.ndiaye@..., khadija.fall@...

Email envoyé à equipe-tech@ distribue aux 3 destinataires.

Étape 6 — Quotas par rôle

Recommandations PME 25 personnes :

Direction : 20 GB par boîte.
Manager : 10 GB.
Employé : 5 GB.
Stagiaire : 1 GB.
Comptes service (noreply, alerts) : 100 MB.

Étape 7 — Filtres anti-spam et listes noires

Mailcow utilise Rspamd. Configuration via admin :

Configuration → Configuration & Details → Edit Rspamd → Maps.
Whitelist domains : partenaires de confiance.
Blacklist domains : spammeurs récurrents.
Score thresholds : tuner si trop de faux positifs.

Étape 8 — Autoresponders

Pour congés, auto-reply absence :

User Account (SOGo) → Preferences → Vacation
Active : oui
Auto-reply text : "Je suis en congé du DD/MM/YYYY au DD/MM/YYYY..."
Auto-reply ends : DD/MM/YYYY

Étape 9 — Signatures partagées

SOGo permet signature personnelle par utilisateur. Pour signature corporate cohérente :

Créer template HTML signature.
Distribuer via email de bienvenue.
Chaque user copie dans Settings → Signature.

Pour automation : plugin commercial Mailcow ou script générer .vcf.

Étape 10 — Mots de passe initiaux et 2FA

Distribution sécurisée des credentials :

Vaultwarden Send (lien temporaire chiffré, expiration 24h).
WhatsApp Business chiffré.
Présentiel pour management.

Au premier login, force password change. Encourager 2FA via SOGo Settings.

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
API 401	Read-only key	Générer Read/Write key
Quota dépassé silencieux	Pas d'alerte configurée	Configuration → Quota notifier
Alias conflit avec mailbox	Même local_part	Mailbox prioritaire, alias échoue
Groupes spam Gmail	SPF strict	Vérifier que From rester domaine origine
Bulk import lent	API single-thread	Bash & avec sleep 0.5
SOGo crash login	Memcached pas démarré	docker compose restart memcached

Adaptation au contexte ouest-africain

Trois précisions. Caractères spéciaux français/arabes : éviter dans username (compatibilité). Utiliser nom transcrit (Khadija Fall = khadija.fall, pas with é). Aliases multilingues : contact@ + contact-fr@ + contact-ar@ pour clientèle bilingue. Quotas réalistes : pour pays avec connexion limitée, encourager désactivation auto-download images dans clients mail (économie data 4G).

Tutoriels frères

FAQ

Limite boîtes Hetzner CX22 ? 80-100 boîtes confortable. Au-delà CX42.

Multiple domaines, partage utilisateurs ? Oui via aliases. Une boîte amadou@dom1.com peut recevoir aussi amadou@dom2.com.

Catch-all ? Possible mais risque spam. Mieux : aliases explicites.

Calendar partagé ? SOGo gère calendar partagé entre users. CalDAV standard.

Migration users existants ? imapsync, voir tutoriel migration.

Pour aller plus loin

🔝 Retour au pilier : Guide complet Mailcow 2026
Documentation API : docs.mailcow.email/api

Créer boîtes mail, alias et groupes Mailcow : tutoriel pratique 2026