Créer boîtes mail, alias et groupes Mailcow : tutoriel pratique 2026

📍 Article principal du cluster : Mailcow 2026 : guide complet.

Mailcow installé, DNS configuré, premier test envoi/réception OK. Étape suivante : créer 30-50 boîtes mail pour votre équipe efficacement, configurer alias génériques (contact@, support@, info@), groupes par département, quotas équilibrés. Ce tutoriel détaille la procédure validée chez plusieurs PME francophones.

Prérequis

• Mailcow en production avec premier domaine ajouté.
• DNS validé (voir tutoriel DNS).
• Liste des employés avec emails à créer.
• Niveau attendu : intermédiaire.
• Temps estimé : 1-2 heures pour 30 boîtes.

Étape 1 — Convention de nommage

Convention recommandée pour PME francophone :

• prenom.nom@entreprise.com : standard professionnel.
• p.nom@entreprise.com : plus court, alternative.
• Éviter nom@ seul (homonymes).
• Alias : contact@, info@, support@, ventes@ redirigés.

Étape 2 — Création boîte unitaire

Mailcow admin → Configuration → Mail Setup → Mailboxes → Add Mailbox.

• Username : amadou.diop.
• Domain : votre-entreprise.com.
• Full name : Amadou Diop.
• Password : généré 14+ caractères.
• Quota : 5120 MB.
• Active : oui.
• Force password change at next login : oui.

Étape 3 — Création bulk via API

Pour 30 boîtes, l’API Mailcow gagne du temps. Générer API key dans Configuration → Access → API.

#!/bin/bash
API_KEY="votre-api-key"
DOMAIN="votre-entreprise.com"
MAILCOW="https://mail.votre-entreprise.com"

while IFS=, read -r prenom nom; do
  USERNAME="${prenom}.${nom}"
  PASSWORD=$(openssl rand -base64 12)
  
  curl -X POST "${MAILCOW}/api/v1/add/mailbox" \
    -H "X-API-Key: ${API_KEY}" \
    -H "Content-Type: application/json" \
    -d "{
      \"local_part\": \"${USERNAME}\",
      \"domain\": \"${DOMAIN}\",
      \"name\": \"${prenom} ${nom}\",
      \"password\": \"${PASSWORD}\",
      \"password2\": \"${PASSWORD}\",
      \"quota\": \"5120\",
      \"active\": \"1\",
      \"force_pw_update\": \"1\"
    }"
  
  echo "${USERNAME}@${DOMAIN}: ${PASSWORD}"
done < employees.csv

Format employees.csv : amadou,diop (une ligne par employé). Sortie redirigée vers fichier sécurisé pour distribuer credentials initiaux.

Étape 4 — Alias génériques

Configuration → Mail Setup → Aliases → Add Alias.

• contact@votre-entreprise.com → amadou.diop@..., fatou.sarr@...
• support@votre-entreprise.com → support-team@... (groupe).
• info@ → contact@.
• noreply@ → discard (silencieux, pas de retour).
• postmaster@ → admin (obligatoire RFC 2142).
• abuse@ → admin (obligatoire RFC 2142).

Étape 5 — Groupes (alias multiples)

Pour distribuer email à toute l'équipe :

Alias : equipe-tech@votre-entreprise.com
Goto : amadou.diop@..., fatou.sarr@..., ousmane.fall@...

Alias : equipe-marketing@votre-entreprise.com
Goto : aicha.dia@..., moussa.ndiaye@..., khadija.fall@...

Email envoyé à equipe-tech@ distribue aux 3 destinataires.

Étape 6 — Quotas par rôle

Recommandations PME 25 personnes :

• Direction : 20 GB par boîte.
• Manager : 10 GB.
• Employé : 5 GB.
• Stagiaire : 1 GB.
• Comptes service (noreply, alerts) : 100 MB.

Étape 7 — Filtres anti-spam et listes noires

Mailcow utilise Rspamd. Configuration via admin :

• Configuration → Configuration & Details → Edit Rspamd → Maps.
• Whitelist domains : partenaires de confiance.
• Blacklist domains : spammeurs récurrents.
• Score thresholds : tuner si trop de faux positifs.

Étape 8 — Autoresponders

Pour congés, auto-reply absence :

User Account (SOGo) → Preferences → Vacation
Active : oui
Auto-reply text : "Je suis en congé du DD/MM/YYYY au DD/MM/YYYY..."
Auto-reply ends : DD/MM/YYYY

Étape 9 — Signatures partagées

SOGo permet signature personnelle par utilisateur. Pour signature corporate cohérente :

1. Créer template HTML signature.
2. Distribuer via email de bienvenue.
3. Chaque user copie dans Settings → Signature.

Pour automation : plugin commercial Mailcow ou script générer .vcf.

Étape 10 — Mots de passe initiaux et 2FA

Distribution sécurisée des credentials :

• Vaultwarden Send (lien temporaire chiffré, expiration 24h).
• WhatsApp Business chiffré.
• Présentiel pour management.

Au premier login, force password change. Encourager 2FA via SOGo Settings.

Erreurs fréquentes

Adaptation au contexte ouest-africain

Trois précisions. Caractères spéciaux français/arabes : éviter dans username (compatibilité). Utiliser nom transcrit (Khadija Fall = khadija.fall, pas with é). Aliases multilingues : contact@ + contact-fr@ + contact-ar@ pour clientèle bilingue. Quotas réalistes : pour pays avec connexion limitée, encourager désactivation auto-download images dans clients mail (économie data 4G).

Tutoriels frères

• Déployer Mailcow
• Migrer de Google ou Microsoft 365

FAQ

Limite boîtes Hetzner CX22 ? 80-100 boîtes confortable. Au-delà CX42.

Multiple domaines, partage utilisateurs ? Oui via aliases. Une boîte amadou@dom1.com peut recevoir aussi amadou@dom2.com.

Catch-all ? Possible mais risque spam. Mieux : aliases explicites.

Calendar partagé ? SOGo gère calendar partagé entre users. CalDAV standard.

Migration users existants ? imapsync, voir tutoriel migration.

Pour aller plus loin

• 🔝 Retour au pilier : Guide complet Mailcow 2026
• Documentation API : docs.mailcow.email/api